Secrétaire H/F - Ass Gestion Assistants de Senateurs

OFFRE D'EMPLOI : Secrétaire (H/F) - Temps Plein - CDI

Le sénateur de Meurthe-et-Moselle, Olivier Jacquin, recherche son ou sa prochaine secrétaire.

Vous intégrerez une équipe de deux personnes, composée d'un collaborateur au Sénat et d'une collaboratrice en circonscription. Vous serez amené.e à travailler en circonscription et serez managé.e par la collaboratrice de circonscription.

Vous devez être polyvalent.e pour appuyer les membres de l'équipe sur des tâches diverses et variées.

Première expérience acceptée.

Missions :
- Traiter les courriers, courriels et appels téléphoniques. Publipostage.
- Gérer l'agenda du sénateur
- Organiser les réunions, les déplacements, l'hébergement, les déjeuners, etc.
- Seconder la logistique de l'organisation d'événements : conférences de presse, colloques, débats, réunions publiques
- Commandes de matériels et médailles
- Organiser des visites de groupes au Sénat en partenariat avec le service tourisme du Sénat
- Effectuer des recherches de documentation
- Archivages/ classements/ réactualisation de fichiers
- Conduire le sénateur en rendez-vous lors de déplacements sur le département de la Meurthe-et-Moselle (ponctuel)

Profil recherché
- Qualités souhaitées : Discrétion, confiance, disponibilité, bon sens relationnel.
- Permis B et voiture

Informations pratiques
- Catégorie : Collaboratrice / Collaborateur parlementaire spécialisé.e dans le secrétariat
- Type de contrat : CDI - Temps-plein
- Lieu de travail : Permanence parlementaire, Pont-à-Mousson. Des déplacements sont prévus dans l'ensemble des communes du département de Meurthe-et-Moselle.
- Avantage : 13 mois, tickets restaurant, épargne salariale, épargne retraite, chèques vacances
- Date de prise de poste : Dès que possible

Pour candidater
Merci d'envoyer votre CV et votre lettre de motivation à : ****@****.**

Experience: Débutant accepté

Compétences: Bureautique et outils collaboratifs,Gestion des emails,Gestion des urgences et des imprévus,Planification des tâches et gestion des priorités,Accueillir, orienter, renseigner un public,Classer des documents,Gérer les agendas et planifier des rendez-vous,Mettre à jour un dossier, une base de données,Analyser les besoins en fournitures de bureau et gérer les approvisionnements,Archiver des dossiers et documents de référence,Assurer la confidentialité des données,Assurer la liaison avec les fournisseurs pour les commandes de bureau,Effectuer un reporting régulier à la hiérarchie,Gérer les réservations de salles et de matériel,Maintenir à jour les dossiers administratifs,Organiser des déplacements professionnels,Participer à l'organisation d'événements internes,Répondre aux appels téléphoniques, mails, tchat et renseigner les clients,Utiliser les outils numériques

Permis: B - Véhicule léger exigé

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Autres organisations fonctionnant par adhésion volontaire

Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Avoir le sens du service : Capacité à identifier (voire anticiper) les besoins des usagers, clients (internes et externes) et à apporter une réponse adaptée afin de les satisfaire.