Assistant de Direction H/F - Cigalieres

La Maison d'Accueil et Plateforme de Services Specialisees "les Ferrieres" est un Dispositif Médico-Social Adulte appartenant à l association CIGALIERES.
La MAPSS est composée d'une MAS (maison d'accueil spécialisée), du PCPE,(Pôle de Compétences et de Prestations Externalisées) et d'un SAJOUE (Service d'Accueil de Jour Spécialisé).
Notre projet est tourné sur l'accès à la vie citoyenne et la composition de parcours entre nos différents services et le domicile.
Contexte de travail : Le pôle administratif (PAD), en collaboration avec les services du siège de l'association CIGALIERES, assure les services supports nécessaires au fonctionnement de l'établissement. Le PAD regroupe les personnels administratifs et d'encadrement qui ont pour missions d'organiser le bon fonctionnement de l'établissement. Ainsi, le PAD est en charge de la gestion des ressources humaines et de la formation professionnelle afin que les services de proximité soient rendus aux personnes accompagnées. Il veille à la bonne gestion budgétaire et s'assure de l'équilibre des dépenses.
Responsable de l'organisation des services, il agit de façon indirecte dans l'accompagnement des bénéficiaires. Par son action, le pôle administratif de la MAPSS les Ferrières participe à rendre effectif l'accès à une vie citoyenne pour les personnes accompagnées, en s'assurant que les conditions de la prestation réalisée par les salariés, soient toujours réunies, au travers du soutien administratif, budgétaire, comptable et RH (Ressources Humaines).
Vos missions :
En concertation avec les chef(fe)s de services :
- Vous créerez les dossiers salariés CDD dans la GED en lien avec les services du siège
- Vous effectuerez tous les enregistrements dans le logiciel planning.
- Vous renseignerez les modifications d'horaire, après en avoir informé les chef(fe)s de service.
- Vous éditerez les émargements et ferez l'attribution de cycles horaires pour les CDD.
- Vous compléterez le tableau de commande et de suivi des CDD (calcul des heures, renseignements des motifs, etc)
- Chaque semaine, vous vérifierez les plannings sur le logiciel et en lien avec le chef(fe)s de services concernés vous lui soumettrez à validation
- Vous renseignerez les tableaux d'aides à la décision et d'organisation des emplois du temps.
- Vous ferez les relances de demande de congés et informerez le chef(fe) de service des anomalies.
- Vous alimenterez le logiciel planning en concertation avec les che(fe)s de service.
- Vous ferez le suivi des demandes salariés via le portail logiciel et informerez les Chef(fe) de services pour qu'ils valident.
- Vous contrôlerez les durées maximales de temps de travail et les amplitudes horaires pour le suivi des heures supplémentaires et spéciales
- Vous ferez les créations de cycles horaires et l'attribution aux pressionnels en CDI
- Vous procéderez aux intégrations d'horaires non planifiées (formation, APP)
- Vous ferez un reporting mensuel sur l'état de récupération des heures, les récupérations de jours fériés et la prise des congés.

En appui de la secrétaire de direction :
- Vous recevrez les demandes de travaux et les enregistrer dans GAMMEO
- Vous recevrez les devis et les enregistrer dans GAMMEO
- Vous établirez la facturation du forfait journalier sur le progiciel dédié, et progiciel CPAM. Vous transmettrez les factures aux bénéficiaires ou leurs représentants légaux et assurerez le suivi des paiements et ferez les relances.
- Vous produirez les factures acquittées.
- Vous calculerez les remboursements de transports des bénéficiaires en accueil de jour.
- Vous effectuerez les commandes de papeterie, et autres, utiles pour le fonctionnement administratifs (timbres, recommandé, etc).
- Vous effectuerez les déclarations d'accidents de travail et les contestations si nécessaire.
- Vous effectuerez le suivi des badges de télépéage.
- Vous ferez l'adhésion à la mutuelle
- Vous assurerez la prise de rdv auprès de la médecine du travail
- Vous assurerez le suivi des remises de clés et la récupération au départ des salariés
- Vous effectuerez le suivi des badges de télépéage
- Vous assurerez le secrétariat (courriel, courrier RAR, autres de l'encadrement).
Qualification :
BTS ou équivalent assistant(e) de direction, obligatoire

Horaires de semaine

Experience: Débutant accepté

Compétences: Planification des tâches et gestion des priorités

Qualification: Technicien

Secteur d'activité: Hébergement médicalisé pour adultes handicapés et autre hébergement médicalisé

Liste des qualités professionnelles:
Avoir l'esprit d'équipe : Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).