Assistant·e Administratif·ve au Conservatoire H/F - Annemasse - Les Voirons Agglomération
- Annemasse - 74
- CDD
- Annemasse - Les Voirons Agglomération
Les missions du poste
Le conservatoire de musique à rayonnement intercommunal est un service public d'Annemasse Agglo présent sur 7 sites (Annemasse, Bonne, Cranves-Sales, Gaillard, Machilly, Vétraz-Monthoux, Ville-La-Grand). Il se compose d'une équipe de près de 60 professeurs et une équipe de direction et administrative de 12 personnes. Créé en 2021, il propose un apprentissage instrumental, vocal et théâtral par un cursus adapté à chacun et s'adresse à toutes personnes, enfants et adultes. Cet apprentissage s'effectue dans le cadre d'un enseignement spécialisé organisé en cursus et en cycle et dans le cadre de pratiques collectives (musique classique et jazz musiques actuelles).
Dans le cadre de l'absence d'un des membre de l'équipe administrative, nous cherchons une personne qui rejoindrai l'équipe pour accompagner le bon déroulement de la rentrée.
Vous êtes notamment chargé.e de soulager l'équipe en réalisant les activité administrative suivantes :
- l'accueil téléphonique et le renseignement des usagers concernant les inscriptions et réinscriptions
- le traitement administratif des dossiers d'inscription et de réinscription
- la saisie et mise à jour des données dans le logiciel métier
- la vérification de la complétude des dossiers administratifs
- le suivi des listes d'attente et mise à jour des effectifs
- la gestion des échanges avec les familles (courriels, relances, demandes de pièces complémentaires)
- l'appui à l'organisation administrative de la campagne d'inscriptions.
Vous assistez également l'équipe dans la gestion budgétaire, avec :
- le traitement des bons de commande
- le suivi administratif des engagements de dépenses
- la gestion et traitement des factures
- le classement et suivi des pièces administratives et comptables
Vous serez amené.e à appuyer l'équipe sur d'autres tâches administratives courante, permettant de décharger le service.
Dans le cadre de l'absence d'un des membre de l'équipe administrative, nous cherchons une personne qui rejoindrai l'équipe pour accompagner le bon déroulement de la rentrée.
Vous êtes notamment chargé.e de soulager l'équipe en réalisant les activité administrative suivantes :
- l'accueil téléphonique et le renseignement des usagers concernant les inscriptions et réinscriptions
- le traitement administratif des dossiers d'inscription et de réinscription
- la saisie et mise à jour des données dans le logiciel métier
- la vérification de la complétude des dossiers administratifs
- le suivi des listes d'attente et mise à jour des effectifs
- la gestion des échanges avec les familles (courriels, relances, demandes de pièces complémentaires)
- l'appui à l'organisation administrative de la campagne d'inscriptions.
Vous assistez également l'équipe dans la gestion budgétaire, avec :
- le traitement des bons de commande
- le suivi administratif des engagements de dépenses
- la gestion et traitement des factures
- le classement et suivi des pièces administratives et comptables
Vous serez amené.e à appuyer l'équipe sur d'autres tâches administratives courante, permettant de décharger le service.
Le profil recherché
Vous maitrisez bien l'environnement bureautique et informatique d'un poste administratif (Pack office, utilisation de logiciel métier).
Vous faites preuve d'une grande réactivité et savez vous adapter rapidement à un nouvel environnement de travail. Vous êtes êtes rapidement autonome.
La connaissance de l'environnement musical et du fonctionnement d'un Conservatoire est un plus.
EC159465
Vous faites preuve d'une grande réactivité et savez vous adapter rapidement à un nouvel environnement de travail. Vous êtes êtes rapidement autonome.
La connaissance de l'environnement musical et du fonctionnement d'un Conservatoire est un plus.
EC159465