Secretaire Medicale - Pole Sante Mentale H/F - Service Public

Pôle : SANTE MENTALE

Service : Psychiatrie Hospitalisation

DEFINITION DE LA FONCTION

Accueil des patients, gestion administrative du parcours de soins et de la qualité du DPI (volet administratif), référente de plusieurs praticiens

DESCRIPTION DES MISSIONS

• Frappe et envoi des courriers
• Prise de rendez-vous, liaison avec les familles: demandes d'entretien
• Gérer le planning des congés et des absences des médecins dans le logiciel Sillage
• Frappe de comptes rendus divers
• Etre l'interlocuteur privilégié des médecins de rattachement
• Planification et commande des ambulances (PTAH)
• Gestion régulière des renouvellements des certificats légaux (SPDRE-SPDT)
• Les demandes de sortie de courte durée (SPDT- SPDRE)
• Tableau des absences du mois (médecins, psychologues, assistantes sociales)
• Certificats médicaux dont les certificats légaux avec gestion régulière des renouvellements
• Astreinte le weekend pour les certificats légaux
• Tenus des statistiques mensuelles à l'aide du logiciel «Cora recueil»: activité hospitalière (consultations, entretiens téléphoniques, diagnostics...) + statistiques annuelles et statistiques ponctuelles
• Saisis «code diagnostic», journées d'isolement sur logiciel Cora
• Participation aux réunions
• Création de dossiers de nouveaux patients dans M-GAM
• Numérisation des documents dans Sillage

MISSIONS SECONDAIRES

• Préparation des tableaux de la permanence des soins - Astreinte des médecins
• Classement des dossiers patients (hospitalisation complète et hôpital de jour)
• Orientation des patients et des familles

ACTIVITES PRINCIPALES

• Accueil physique et téléphonique des patients, des familles, des partenaires...
• Transmissions des messages aux personne concernées (médecins, psychologues, assistantes sociales)
• Frappe de comptes rendus
• Réception et tri du courrier
• Gestion des rendez-vous médicaux
• Gestion et commandes des fournitures de bureau
• Gestion et réapprovisionnement régulier de la documentation: imprimés, dossiers, plaquettes

SAVOIR-FAIRE

· Ecoute active

· Adaptation

· Gestion

· Maitrise d'outils spécifiques (bureautique)

QUALITES REQUISES

• Sens du relationnel - Ecoute - Patience- Empathie
• Sens de l'observation - Initiatives - Responsabilité
• Esprit d'équipe
• Savoir collaborer avec l'équipe pluridisciplinaire et avec l'entourage
• Rester neutre en tout domaine
• Savoir reconnaitre la notion d'urgence en vue d'une orientation adaptée
• Savoir relayer l'information lorsque celle-ci dépasse les compétences de la secrétaire médicale
• Organisation et méthode
• Motivation (notamment au regard des projets du secrétariat et du service)
• Sens aigu de l'équité et bon esprit d'équipe
• Respect du secret professionnel et discrétion en tout point de vue
• Bonne maitrise de l'outil informatique (Word, Excel, Cora, Sillage, M-GAM, PTAH)
• Autonomie
• Rigueur

ORGANISATION DU POSTE

La secrétaire médicale est rattachée hiérarchiquement à la coordonnatrice des secrétaires et fonctionnellement aux praticiens.