Gestionnaire Administratif·ve et Logistique des Formations H/F - Service Public

Le secrétariat général, service transversal assurant les fonctions support de la DRAAF, a une activité qui couvre l'ensemble des services répartis sur 8 sites géographiques (Marseille siège, Montfavet, Avignon, Nice, Port de Marseille et Fos, Marseille-Arnavaux, Marignane).
Il est organisé en quatre pôles comptant douze agents : ressources humaines, finances, moyens généraux et délégation régionale à la formation.
Le poste est localisé au pôle délégation régionale à la formation continue (DRFC), composé de 3 agents : une déléguée régionale à la formation continue, une ingénieure de formation et un.e gestionnaire.

Environnement et qualité de vie au travail :
- Lieu accessible facilement en transport en commun;
- Prise en charge à 75% des frais de transport en commun domicile-travail et/ou forfait mobilité durable;
- Prise en charge partielle de la mutuelle santé;
- Restaurants collectifs avec participation financière de la DRAAF;
- Indemnités de télétravail;
- Prestations sociales.

Au sein de la Délégation régionale à la formation continue, vous avez pour mission d'assurer un accueil de qualité, une organisation irréprochable et un suivi administratif complet des formations. Votre travail contribue directement à offrir une expérience fluide et satisfaisante aux agents, tout en répondant aux enjeux de montée en compétences de l'administration. Votre rôle est central : vous garantissez le bon déroulement des sessions, de l'inscription à l'évaluation, en passant par la logistique. Vous assurez également la gestion administrative, financière et opérationnelle des formations, dans le respect des règles en vigueur. Enfin, vous êtes le premier contact des agents, des formateurs et des partenaires.

DESCRIPTION DES MISSIONS :
Ce poste convient à une personne efficace, motivée et dotée d'un excellent relationnel, qui souhaite s'investir dans un environnement dynamique et au service de l'intérêt général. Votre polyvalence et votre rigueur seront des atouts majeurs pour le bon fonctionnement du pôle.

Vos missions :

1.Organiser et suivre les formations :
- Publier les offres de formation (RenoiRH, Safire)
- Assurer la gestion des inscriptions et des convocations
- Préparer les sessions : recherche et réservation de salles et d'équipements, impression des documents etc
- Organiser l'accueil des participants et des formateurs
- Assurer le suivi des présences, des évaluations et la transmission des attestations
- Veiller au bon déroulement des formations et gérer les urgences

2. Assurer la gestion administrative et financière
- Apporter une information de premier niveau aux agents sur le suivi de leurs dossiers
- Assurer le suivi des dépenses
- Instruire et suivre les remboursements et prises en charge des frais de déplacement (Chorus DT)
- Tenir à jour les tableaux de suivi et outils de gestion (Excel, GRIST)
- Assurer le classement et l'archivage papier et numérique

3. Contribuer au bon fonctionnement et à l'efficacité du pôle
- Répondre aux sollicitations des partenaires
- Assurer le traitement quotidien de la boite fonctionnelle du pôle
- Actualiser les informations sur les plateformes en ligne
- Participer à l'amélioration continue de l'activité, outils et procédures

CHAMP RELATIONNEL :
Champ relationnel :

Sous l'autorité de la déléguée régionale à la formation continue, et en étroite collaboration avec l'ingénieure de formation.

En contact direct avec :
- Les agents ou les chefs de services dans sa mission d'accueil /information
- Les formateurs, prestataires et partenaires (tels que les réseaux des référents locaux de formation des établissements d'enseignement agricole et des secrétariats généraux communs) pour l'organisation et la gestion

SAVOIRS :
- Maîtrise des outils bureautiques
- Maîtrise des principes et procédures de gestion administrative et financière
- Connaissance de l'environnement professionnel du MASA (DRAAF, DDI et enseignement agricole)
- Connaissance de l'environnement de la formation professionnelle et continue
- Connaissance des processus relatifs à l'organisation d'une action de formation
- Connaissance de chorus DT, GRIST serait un plus

Permis B obligatoire


SAVOIR-FAIRE :
- Assurer le suivi administratif et financier
- Gérer plusieurs dossiers et échéances simultanément et hiérarchiser les priorités
- Appliquer des règles et procédures avec rigueur et fiabiliser les actes de gestion
- Construire et tenir à jour des tableaux de suivi et de pilotage
- Exploiter des données notamment avec Excel /TCD
- Gérer une boite mail institutionnelle et les sollicitations téléphoniques
- Rédiger des courriels et documents administratifs
- Préparer et assurer l'accueil
- Identifier les dysfonctionnements et proposer des améliorations de processus

Savoirs-être :
- Sens du service et de l'accueil
- Rigueur
- Organisation
- Réactivité
- Aisance relationnelle
- Esprit d'équipe
- Autonomie
- Adaptabilité
- Esprit d'initiative