Secrétaire de Direction - Cab CDD - 60% H/F - Service Public

Cabinet de la présidence

Au sein du cabinet de la HAS, le poste est rattaché au secrétariat du Collège dont le rôle est :

- Une fonction d'appui à l'instance « Collège » dans l'organisation de ses réunions,

- Une fonction de secrétariat pour le cabinet

Directement rattaché(e) au cabinet de la présidence, la personne aura pour mission d'assurer la gestion administrative et logistique des séances du Collège. Et assister le cabinet, et notamment son adjointe, dans ses missions.

Les principales taches seront :

- Appuyer la préparation des passages des sujets au Collège (COI ; CD et RTC), à savoir l'ordre du jour et les dossiers pour les séances,

- Assurer le suivi des mises en ligne des documents relatifs au séances de collège (Ordre du jour CD et procès-verbaux) et des documents s'y rattachant sur le Bulletin officiel de la HAS,

- Organiser, alimenter le partage et le classement de documents, notamment sur support numérique,

- Assurer la gestion et le suivi administratif de dossiers (achats et commandes),

- Participer à l'élaboration de procédures internes et veiller à leur respect,

- Participer au remplacement ponctuel au sein du pôle ou au renfort selon les besoins et les possibilités

- Participer à la coordination du travail de l'équipe,

- Organiser des rendez-vous pour le cabinet,

- Contribuer à l'organisation des évènements internes (séminaires internes, conférences...),

Formation

De formation Bac à Bac +2 en gestion administrative, assistanat de manager ou de direction.

Expérience

Une expérience en secrétariat, secrétariat de direction, assistanat de manager, d'au moins une année dans un domaine similaire ou connexe.

Compétences

- Solides compétences en gestion administrative et secrétariat,

- Maîtrise parfaite des outils bureautiques (pack office, word, excel, powerpoint, internet),

- Excellent relationnel et aptitude pour le travail en binôme,

- Diplomatie, discrétion et confidentialité et sens de l'écoute face à des interlocuteurs variés,

- Rigueur, sens de l'organisation et des priorités, force de proposition pour faire évoluer les procédures,

- Adaptabilité en lien avec les évolutions de l'institution et les changements d'organisation,

- Faculté de réactivité importante,

- Capacité d'organisation et forte aptitude à la polyvalence.