Assistant Administrative Mutualisee des Pôles Cohesion et Attractivite du Territoire H/F - Communes

Dans le cadre de l'organisation des services municipaux, l'assistante administrative mutualisée intervient en appui des pôles Cohésion et Attractivité du territoire. Elle contribue au bon fonctionnement administratif de ces deux pôles en assurant le suivi des dossiers, la gestion des actes administratifs, le traitement des demandes et l'accompagnement des responsables dans leurs missions quotidiennes.
Ce poste requiert de la polyvalence, de la rigueur et une capacité à travailler en transversalité avec les différents services de la collectivité ainsi qu'avec les partenaires institutionnels, associatifs et les usagers.

Activités principales :

Pôle Attractivité du territoire (67 %) soit 25heures par semaine
- Assurer les tâches administratives liées au service Culture, Événementiel et à la gestion administrative du tiers-lieu La Ferme Cavan.
- Rédiger les décisions du Maire, les contrats de partenariat artistique et les conventions liées aux manifestations et événements.
- Participer à la gestion de l'agenda et à l'organisation des rendez-vous.
- Assurer le suivi administratif des relations avec les partenaires institutionnels, associatifs et les prestataires intervenant dans les projets culturels et événementiels.
- Effectuer une veille culturelle afin d'identifier les opportunités et les évolutions du secteur.
- Mettre en forme les supports de présentation (PowerPoint), les notes, les bilans d'activité et les fiches actions.
Pôle Cohésion (33 %) soit 12heures par semaine
- Assurer les tâches administratives liées au service scolaire.
- Suivre les tableaux de gestion et les outils de pilotage.
- Rédiger les courriers administratifs.
- Classer et archiver les documents relatifs aux inscriptions scolaires, aux dossiers CAF et aux commandes scolaires.
- Éditer les bons de commande du service scolaire.
- Procéder à la validation du service fait des factures du service scolaire.
- Mettre en ligne les contenus et informations sur le portail Famille.

Connaissances

Connaissance de l'environnement des collectivités territoriales et du fonctionnement des services municipaux.
Connaissance des règles de rédaction des actes et courriers administratifs.
Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).
Connaissance des techniques de classement, d'archivage et de gestion documentaire.
Notions de gestion administrative et de suivi budgétaire (bons de commande, validation du service fait, suivi des factures).
Connaissance des outils numériques et des logiciels métiers utilisés par la collectivité.
Connaissance des règles de confidentialité et de protection des données.
Sensibilité au fonctionnement des secteurs de la culture, de l'événementiel, de l'éducation et de la cohésion sociale

Compétences

- Connaissance de l'environnement des collectivités territoriales.
- Qualités relationnelles
- Travailler en transversalité avec plusieurs services.
- Discrétion professionnelle et respect de la confidentialité.
- Polyvalence et capacité d'adaptation.