Assistant Administratif Sécurité Sanitaire des Aliments H/F - Service Public

La DDPP de la Loire comprend 105 agents répartis sur 7 sites. Le service « Sécurité sanitaire des Aliments » comprend 10 agents techniques, 1 agent administratif, ainsi que plus de 45 agents officiels dans les 6 abattoirs du département. Ce service est dirigé par une cheffe de service secondée par 2 adjoints.
Le service SSA est en charge des contrôles officiels en alimentation à tous les stades, de la fourche à la fourchette : production, vente directe à la ferme, transformation, commerces de gros et de détail, restauration commerciale et collective.

Quelques éléments chiffrés : 1455 demandes de certificats d'export traités par an, 2200 courriers émis par an; 300 signalements enregistrés par an.

Apporter une assistance administrative au service sécurité sanitaire des aliments (SSA).

DESCRIPTION DES MISSIONS :
1/ Tâches de secrétariat et d'assistance au service :
- Vérifier la mise en forme des documents mis à la signature
- Gérer les envois des courriers
- Assurer le classement, le référencement, l'archivage et la distribution des courriers entrants et sortants (papier et électroniques) du service
- Gérer le matériel de travail des agents des abattoirs : répertorier les besoins, répondre aux demandes, tenir un inventaire, préparer la commande, distribuer le matériel
- Préparer des autorisations administratives simples (certificats de compétence, etc).
- Gérer les aspects logistiques nécessaires à l'activité (déplacements, réservations, etc.).

2/ En suppléance, gestion administrative de la certification à l'exportation :
- Instruction des demandes d'agrément pour l'exportation via Expadon 2
- Examen des demandes de certificat : vérification de la régularité juridique et administrative des demandes, inspection documentaire (conformité et complétude), préparation des documents pour présentation à la signature, enregistrement et archivage
- Information des professionnels
- Gestion des échanges et relations téléphoniques courantes avec les professionnels.

3/ En suppléance, gestion d'autres tâches administratives :
- Gestion de la messagerie institutionnelle du service (enregistrement SORA et transmission des messages aux agents concernés, envoi et enregistrement SORA des messages officiels du service, archivage)
- Gestion des fournitures de bure

CHAMP RELATIONNEL :
L'agent est placé sous l'autorité directe de la cheffe de service et des deux adjoints.
Il a pour interlocuteurs les agents de la DDPP, des interlocuteurs d'autres administrations, les usagers.

SAVOIRS :
Connaissance de l'organisation administrative et de l'environnement professionnel
Maîtrise des applications bureautiques (traitement de texte, tableur) et des outils métier (Exp@don, Expadon 2, TRACES, Galatée)
Maîtrise des techniques générales de secrétariat : gestion du courrier au sein du service, classement, archivage
Maîtrise des règles de la rédaction administrative

SAVOIR-FAIRE :
Savoir travailler en équipe
Capacité d'adaptation et d'initiative
Sens de l'organisation et rigueur
Réactivité
Discrétion professionnelle