Assistante de Direction - Mairie de Behren les Forbach H/F - Communes

ASSISTANT(E) DE DIRECTION

Organisation et gestion
- tenue des agendas (Maire, DGS)
- gestion du courrier : réception, enregistrement numérique, diffusion et circulation d'informations auprès des personnes concernées ;
- contrôle des courriers des services avant présentation à la signature du Maire, du DGS, et du Président ;
- mise en forme de documents administratifs ;
- rédaction de documents administratifs relevant du DGS et du Maire (courriers, notes, comptes rendus, discours, emails...) ;
- organisation de réunions de travail et préparation des documents nécessaires aux réunions ;

Communication/Information

- suivi des documents à communiquer ;
- recueil et transmission des informations des chefs de services (congés, dossiers..) pour le DGS ;
- recherche, mise en forme, synthèse et diffusion d'informations ;

Accueil

- accueil téléphonique de la Direction Générale et du cabinet du Maire : recevoir, filtrer, renseigner, transcrire, réorienter les appels ;
- accueil physique des rendez-vous du Maire et du DGS ;

Classement

- classement ;
- archivage ;

Gestion des instances municipales
- préparation, suivi et conclusion du conseil municipal et des décisions ;
- vérification de la mise en forme des délibérations avec mise en conformité ;
- envoi des convocations et pièces annexes ;
- rédaction du compte-rendu et affichage ;
- vérification et mise en forme des délibérations après conseil municipal ;
- enregistrement des délibérations et des décisions sur le logiciel dématérialisé pour le contrôle de légalité ;
- réception et enregistrement des délibérations en interne ;
- préparation des registres des délibérations et des décisions;

LES SAVOIRS
- Connaissances du fonctionnement d'une collectivité ;
- Connaissance dans le domaine du secrétariat ;
- Savoir utiliser les techniques rédactionnelles ;
- Maîtrise de l'outil bureautique et des outils informatiques liés à la bureautique ;
- Connaître le fonctionnement des conseils municipaux

LE SAVOIR FAIRE
- Sens de l'organisation ;
- Savoir gérer les urgences ;
- Savoir écouter et communiquer ;
- Faire preuve d'initiative ;
- Sens de l'analyse et aptitudes rédactionnelles ;
- Faire preuve de polyvalence et savoir assurer des activités diverses et variées ;

LE SAVOIR ÊTRE
- Disponibilité ;
- Haute discrétion ;
- Rigueur ;
- Qualités relationnelles ;
- Esprit d'équipe ;
- Sens du service public ;
- Autonomie ;


Profil recherché

* Expérience similaire en collectivité souhaitée
* Discrétion exigée
* Disponibilité : présence lors des conseils municipaux (heures supplémentaires)
* Niveau BTS (type assistant de manager, assistant de direction ou assistant juridique ou équivalent)