Assistant Administratif - Deville les Rouen H/F - Communes

Au sein du cabinet du Maire de la Ville et sous la responsabilité de la Directrice de cabinet

Accueil physique et téléphonique (usagers, associations, entreprises, institutions ...)

- Répondre aux besoins des interlocuteurs et les orienter
- Faire le lien entre les usagers et les élus
- Comprendre la nature de la demande
- Déterminer la nécessité d'apporter une réponse immédiate ou différée
- Assurer le suivi de chaque demande
- Fixer les rendez-vous

Gestion administrative des affaires courantes du Cabinet

- Réceptionner, analyser, trier, diffuser et/ou suivre le courrier du jour
- Analyser les mails et apporter systématiquement une réponse adaptée
- Tenir à jour l'agenda de Madame le Maire et des adjoints
- Déterminer les informations essentielles à conserver
- Valider et suivre les réservations de salle pour les réunions
- Classer et archiver les dossiers
- Suivre les fiches procédures
- Engager des bons de commandes et suivre le budget
- Réaliser des plannings
- Gérer le stock des objets publicitaires

Réalisation de tâches en lien avec la communication

- Récupérer et transmettre les informations utiles pour la réalisation des supports de communication
- Assurer la relecture des supports de communication : journal mensuel, cartons d'invitation, affiches...

Titulaire d'un BTS secrétariat,
Expérience sur poste similaire appréciée
Cadre d'emplois des adjoints administratifs territoriaux

Qualités requises :

- Capacité à comprendre rapidement l'environnement
- Capacité à être force de proposition
- Maîtrise des règles de syntaxe, orthographe et grammaire
- Aisance rédactionnelle
- Qualités d'expression orale/écrite
- Excellente connaissance des logiciels Word, Excel, Access, Outlook
- Connaissance du fonctionnement des institutions
- Capacité à comprendre l'environnement
- Polyvalence, méthode, rigueur et réactivité
- Aptitude au travail en équipe
- Qualités d'adaptation
- Disponibilité, diplomatie et dynamisme
- Sens de l'écoute et des relations humaines
- Sens de l'esprit d'initiative et du Service Public
- Savoir être