Assistant de Direction Ddp H/F - Université Toulouse Capitole

La direction du patrimoine joue un rôle majeur pour l'université. Elle assure la maîtrise d'ouvrage pour l'ensemble des opérations immobilières de l'université, ainsi que la maintenance préventive et curative et son fonctionnement logistique quotidien. La direction comporte une soixantaine d'agents et est composée d'un pôle logistique et maintenance, d'un pôle maîtrise d'ouvrage, d'un atelier de reprographie et d'une cellule stratégie, énergie et données patrimoniales.

MISSIONS

Assistance de la directrice

Tâches administratives transversale au service

Tâches administratives liées aux opérations immobilières

ACTIVITÉS PRINCIPALES

Assistance à la directrice du Patrimoine

- Gérer l'agenda de la directrice du patrimoine (et du futur directeur adjoint en cours de recrutement), planifier et organiser les réunions en interne et en externe

- organiser et faire les comptes rendus des réunions mensuelles de l'encadrement de la Direction.

- assister la directrice dans la préparation des dossiers à présenter pour validation aux instances (Conseil d'Administration, Conseil d'engagement immobilier, F3SCT...)

- Gérer le courrier arrivé de la direction: enregistrer, répartir, classer tous les documents (courriers, rapports, enquêtes...)

- Diffuser les informations et faire l'interface auprès des responsables de pôles et des assistantes administratives des pôles.

- Organiser le classement des documents: proposer une nouvelle organisation du serveur partagé de la Direction, archiver les dossiers

- assurer les missions de correspondant archive pour la direction

Communication interne à l'Université

Participer à la communication interne sur les opérations et actions de la DDP: proposition d'articles pour l'intranet, les newsletter, organisation de visites thématiques ou autres actions de communication interne

Organisation d'évènements internes à la DDP

Proposition et organisation d'évènements internes à la DDP permettant de développer la cohésion d'équipe: journées de séminaire, repas collectifs, etc

- Les savoirs:

- Maîtrise des logiciels bureautiques, messagerie, agenda électronique

- Connaissance du fonctionnement d'un établissement d'enseignement supérieur

- Connaissance des aspects budgétaires d'un établissement public de l'Etat

- Connaissance des procédures de commande publique et particulièrement de marchés de travaux

- Les savoir-faire:

- Savoir planifier son travail en fonction des priorités

- Savoir communiquer efficacement

- Bien maîtriser les échéances

- Capacité d'analyse des dossiers

- Maîtriser le classement et l'archivage

- Les savoir-être :

- Capacité à travailler en équipe

- Capacité d'adaptation et de réactivité

- Sens de l'initiative et propositions

- Savoir rendre des comptes

- Discrétion