Adjoint a la Responsable du Pole Formation Continue des Personnels H/F - Service Public

Contexte , enjeux et description de la structure d'affectation :
Le service de l'accompagnement des personnels (DADRH) regroupe toutes les actions de l'employeur en termes d'accompagnement individuel des agents à chaque étape de leur vie professionnelle. Il est structuré en trois pôles : Pôle action sociale (6 agents), Pôle formation continue (11 agents), Pôle retraite (9 agents).

Le pôle formation continue des personnels (FCP) a pour mission de développer les compétences de tous les agents de l'Université de Lorraine afin de leur permettre d'évoluer tout au long de leur carrière. A ce titre, le pôle FCP propose et met en oeuvre des formations pour répondre à des besoins individuels et collectifs (adaptation au poste de travail / acquisition de nouvelles compétences / accompagnement de la carrière).

Le FCP est organisé en 2 missions principales :
- L'activité de conseiller-ères formation ( partie ingénierie de formation et dispositif-s individuel-s de formation)
- L'activité de gestionnaires-assistant-e-s de formation chargé-e-s de la mise en oeuvre opérationnelle du plan de formation ( périmètre direct de l'adjoint-e responsable FCP)

Le pôle formation continue de la DADRH participer directement à l'amélioration de la politique RH qui repose sur quatre piliers de performance RH :
1. Attirer les personnels
2. Gérer leur carrière
3. Accompagner le développement de leurs compétences et leur adaptation aux nouveaux projets

Sous l'autorité de la responsable du pôle, l'adjoint-e assure la coordination et la fiabilité opérationnelle de l'activité du pôle formation continue des personnels.

Activités principales

- Mission 1: Management opérationnel et coordination des équipes
- Encadrer les agents de son périmètre d'activité ( gestionnaires/ assistant-e-s)
- Contrôler l'activité des collaborateurs, fixer les priorités et les objectifs, évaluer les résultats, conduire les entretiens professionnels
- Organiser la planification, répartir les priorités et maintenir la cohésion inter-sites
- Définir des procédures de gestion et de contrôle des formations (suivi budgétaire, inscription, présence, etc.)
- Assurer la transmission d'informations et l'exécution des orientations de la responsable
- Animer la communication interne et les réunions collectives
- Identifier les besoins de formation interne et mutualiser les pratiques
- Promouvoir les initiatives d'équipe et la transversalité
- Participer à la modernisation des processus et procédures du service

En l'absence du responsable de service, et dans le cadre de la continuité de service, l'adjoint-e, pourra être amené-e à exercer des activités traditionnellement du ressort du responsable

- Piloter, animer et coordonner l'autre grande mission du service (conseiller-ères de formation)

- Mission 2: Supervision de la qualité et du plan de développement des compétences/formation
- Contrôler la mise en oeuvre du plan
- Veiller à la conformité administrative, réglementaire et logistique.
- Soutenir les équipes et suivre les indicateurs de satisfaction.
- Analyser l'impact de la formation sur les services et les situations de travail
- Définir des modalités et indicateurs et construire des outils d'évaluation
- Suivre le niveau de réalisation du plan de formation et établir un bilan de sa mise en oeuvre
- Mesurer les acquis de la formation, au regard des objectifs définis en amont, et vérifier les transferts dans l'activité
- Retransmettre des pistes de réflexion aux conseiller-ères et à la responsable de service sur les retours d'expériences et d'évaluations du plan pour faciliter la mise en oeuvre des nouveaux enjeux du PFC ( ex: formation à distance)

- Mission 3: Suivi budgétaire et consolidation des données
- Contrôler l'exécution budgétaire et la consommation des crédits
- Collecter, agréger et synthétiser les données budgétaires et statistiques
- Préparer les bilans consolidés et rapports transmis au responsable
- Développer et suivre les marchés publics liés à la formation

- Mission 4: Supervision et pilotage des outils de gestion
- Être le référent opérationnel des outils GEFORP, GECO et SIFAC
- Assurer le bon fonctionnement et la qualité des données saisies.

Titulaire d'un Bac +2 minimum, vous devez avoir une expérience réussie et un attrait confirmé pour le management.

Savoirs :

- Connaissance de l'organisation et de la réglementation de la formation professionnelle continue notamment dans le secteur public

- Organisation et fonctionnement de l'enseignement supérieur en France

- Métiers de la fonction publique et en particulier les métiers de la recherche et de l'enseignement supérieur

- Techniques de management confirmées et de conduite du changement

- Connaissance sur le fonctionnement et les circuits de décision de l'établissement

- Connaissance en comptabilité et gestion financière publiques: GBCP / processus marchés publics

Savoir-faireopérationnels :

- Analyser les situations de travail individuelles et collectives

- Elaborer des bilans et des indicateurs d'évaluation de formation et les exploiter

- Concevoir une action de communication

- Encadrer/animer une équipe en présentiel et à distance

- Être force de proposition en matière d'organisation, proposer des améliorations pour faciliter le fonctionnement de son service

- Capacité à accompagner le changement et à donner du sens à l'action de ses agents

-Concevoir et piloter un projet / définir des orientations pour son équipe

- Utiliser outils bureautiques, applications de gestion RH (GEFORP / Siham...), financières (SIFAC) et supports multimédias

Compétences relationnelles:

- Discrétion, disponibilité

- Sens du relationnel / Diplomatie

- Sens de l'écoute et du conseil

- Rigueur / Fiabilité

- Esprit d'initiative et créativité

- Curiosité intellectuelle

- Force de proposition