Assistante - Assistant de Direction Dd820429 H/F - Service Public

L'assistant(e) participe à l'organisation des travaux liés aux politiques territoriales et assure le secrétariat du Directeur Départemental de la délégation de Tarn-et-Garonne.

Il/elle est chargé(e) de:
- Assurer la réception et la gestion des appels téléphoniques au standard de la délégation,
- Assurer l'accueil physique au rez-de-chaussée (visiophone) et téléphonique du secrétariat de direction de la délégation
- Assurer le suivi de l'agenda du Directeur, l'organisation de ses prises de contacts, réunions et déplacements,
- Constituer des fonds de dossiers pour préparer les réunions,
- Gérer la BAL fonctionnelle «Direction» et les BAL fonctionnelles «Gestion Alertes» et «Astreintes»
- Assurer la circulation de l'information entre les différents services de la délégation départementale ainsi qu'avec la Direction Générale et les Directions Régionales,
- Réaliser la revue de Presse quotidienne,
- Gérer le planning des comités de direction
- Assurer le secrétariat du CODIR: transmission des documents de travail, rédaction des comptes rendus,
- Gérer le planning annuel des astreintes et préparer les outils d'astreinte, procéder à la mise à jour des informations en lien avec le cadre référent de la délégation
- Suivi des prévisions de congés de l'ensemble des effectifs lors des périodes de vacances scolaires
- Suivre les tableaux de bord des activités (Enquête annuelle d'activité),
- Gérer des dossiers spécifiques sous supervision du directeur (EAE des agents, EAE des directeurs d'établissements (DH et D3S), campagnes de promotions annuelles...),
- Rédiger des courriers et des comptes rendus,
- Suivre les courriers signalés en application de la procédure courrier DDTRI-DG, et les saisines émanant de la préfecture,
- Participer à la publication des arrêtés et décisions au Recueil des Actes Administratifs
- Suppléance du secrétariat mutualisé en cas d'absencede l'assistant(e) : gestion des grèves, réservation de salles de réunion
- Assurer les fonctions de correspondant RH, d'Assistante de Prévention en délégation départementale (par lettres de missions), et «déontologie»
- Assurer la fonction de relai pour le Service Informatique régional (en cas d'incidents, installation nouvelles arrivées, départs, demandes de matériels, mise à jour mensuelle des ordinateurs de prêt de la délégation)
- Contribuer aux missions logistiques en lien avec le secrétariat mutualisé: archivage, interventions des opérateurs de maintenance des équipements, gestion et entretien du parc automobile de la délégation,
- Organisation (planification, réunions, et logistique) de la Causerie 82: temps de convivialité à destination des agents de la délégation

Savoir:
Organisation et politiques de santé, PRS, organisation ARS Occitanie
Outils bureautiques : word, excel, power point, outlook

Savoir-Faire:
Qualité rédactionnelle et d'expression orale
Reporting
Qualité de méthode et d'organisation du travail
Respecter les échéances et les plannings

Savoir-être:
Qualité relationnelle
Discrétion et loyauté
Réactivité
Disponibilité
Sens du travail en équipe
Capacité d'adaptation
Rigueur