Gestionnaire des Ecoles Doctorales H/F - Service Public

Mission principale :

Assurer la gestion administrative des Écoles Doctorales (ED) en binôme et sous la responsabilité de la responsable administrative des Écoles Doctorales, dans le cadre des objectifs fixés par les directions des ED et dans le respect des textes réglementaires.

Réaliser des opérations de gestion courante liées aux écoles doctorales:

• Assurer l'accueil téléphonique et physique des doctorants et des directeurs de thèse (information, conseil et orientation),
• Traiter et diffuser des informations internes et externes concernant le fonctionnement des ED,
• Saisir, mettre en forme des documents divers (courriers, mails, compte-rendu, procédures, certificats administratifs...), les reproduire et les diffuser,
• Gérer les informations relatives aux Écoles Doctorales sur le site Internet du collège doctoral,
• Saisir et mettre à jour des bases de données ou des tableaux de suivi dédiées à la gestion des écoles doctorales: ADUM, SAGHE, EXCEL.

Périmètre d'activités :

• Suivre et gérer la logistique de plusieurs axes de formation doctorale dans l'outil ADUM : échanges avec le formateur, saisie des fiches, réservation de salles et matériels, information des doctorants, constitution des groupes, validation des inscrits, convocations, constitution liste complémentaire, générer les listes d'émargement, récupérer ces fiches, saisir les crédits doctoraux, générer les attestations, mise en paiement des heures des intervenants, analyse et bilan des formations.
• Suivre et gérer les dossiers des auditions de recrutement des doctorants, des crédits doctoraux, des aides à la publication, aide à l'organisation des journées des ED.
• Participer aux bureaux des écoles doctorales de son périmètre.
• Suivre le budget commun des écoles doctorales et entre autres établir les demandes d'achat sous sifac+. Exercer un suivi simple par catégorie de dépense, conseiller, alerter la direction des ED.
• Traiter des données statistiques : réponse à l'enquête ministérielle annuelle sur les éléments entrant dans le champ de compétences.
• Participer activement aux évènements organisés par le pôle des écoles doctorales comme les journées de rentrée des ED, les auditions ; et plus de manière plus ponctuelle aux évènements du service

Connaissances

• Environnement de l'établissement et réseaux professionnels
• Techniques d'élaboration de documents
• Techniques d'accueil téléphonique et physique
• Culture internet
• Techniques de communication écrite et orale
• Règlements intérieurs des Écoles doctorales

Compétences opérationnelles

• Enregistrer et classer les documents
• Rédiger des rapports ou des documents
• Savoir rendre compte
• Travailler en équipe (service de 12 personnes au sein d'une direction composée de 5 services)
• Utiliser les logiciels spécifiques à l'activité: ADUM, SIFAC+, SAGHE
• Utiliser les outils bureautiques et de communication: suite OFFICE, zimbra, Teams, UTBOX, PAL, Evento

Compétences comportementales

• Sens de l'organisation
• Sens de l'accueil (différents types de public)
• Réactivité
• Sens relationnel (interface avec différents services)