Assistant de Gestion H/F - Labeille Executive

Dans le cadre de son fonctionnement quotidien, notre client, association professionnelle européenne de référence dans son domaine, recrute un(e) Assistant(e) de gestion qui occupera un rôle central dans le suivi administratif, comptable et RH de la structure. Il s'agit d'un poste polyvalent, avec une forte dominance comptabilité/gestion et administration du personnel (équipe d'une dizaine de collaborateurs).

l. Gestion comptable et financière - 40 à 45 % du poste

- Contrôle, saisie et classement des factures fournisseurs ;
- préparation et suivi des règlements fournisseurs ;
- Suivi et pointage des encaissements ;
- Réalisation des rapprochements bancaires ;
- Contrôle, saisie et suivi des notes de frais ;
- Collecte et classement des justificatifs liés aux dépenses et cartes bancaires ;
- préparation et transmission des pièces et informations aux cabinets comptables ;
- Suivi du budget de fonctionnement du bureau Tenue et mise à jour des tableaux de suivi comptable et financier ;
- participation au suivi de la trésorerie et anticipation des échéances Échanges réguliers avec le cabinet comptable.

II. Administration des ressources humaines - 25 à 30% du poste

- Préparation et transmission des variables de paie ;
- Interface avec le cabinet en charge de la paie ;
- Suivi des congés, absences et autres éléments liés au temps de travail ;
- Suivi administratif des arrivées et départs des salariés et stagiaires ;
- Gestion et classement des documents relatifs au personnel ;
- Suivi de la mutuelle et de la prévoyance Suivi administratif des conventions de stage ;
- Suivi des avantages salariés et des remboursements ;
- Tenue des tableaux de bord RH ;
- Suivi des différentes échéances administratives relatives au personnel.

III. Gestion administrative et fonctionnement du bureau - 20 à 25 % du poste

- Gestion des fournitures et commandes nécessaires au bureau ;
- Suivi des prestataires et des contrats : informatique, téléphonie, locaux et autres fournisseurs ;
- Suivi des échéances et renouvellements de contrats ;
- Gestion du courrier et des documents administratifs ;
- Accueil très ponctuel des visiteurs ;
- Coordination avec les différents interlocuteurs externes du bureau ;
- Organisation pratique du bureau et traitement des besoins administratifs courants ;
- Contribution à l'amélioration des procédures et outils de gestion interne.

IV. Assistance à la direction et soutien à l'équipe -10% du poste

- Organisation des déplacements professionnels en France et en Europe ;
- Réservations de transports et hébergements ;
- Assistance ponctuelle à la gestion d'agenda et à l'organisation de rendez-vous ;
- préparation ou mise en forme de courriers, documents et contrats ;
- Soutien ponctuel et sur place dans le cadre du congrès annuel organisé par l'association.

PROFIL RECHERCHE

De formation Bac +2 minimum en comptabilité, gestion ou administration - BTS Comptabilité et Gestion, BTS Gestion de la PME, BUT CEA ou formation équivalente -vous justifiez idéalement d'une expérience d'au moins 4 ans sur un poste d'assistant(e) de gestion, assistant(e) comptable et administratif(ve), ou dans une fonction similaire.

Vous avez une bonne maitrise des opérations courantes de pré.comptabilité :

- Traitement des factures ;
- Règlements fournisseurs ;
- Notes de frais ;
- Rapprochements bancaires ;
- Suivi des encaissements ;
- Préparation des éléments destinés au cabinet comptable.

Vous étes également à l'aise avec le suivi administratif des ressources humaines et la préparation des éléments variables de paie.

Une expérience acquise au sein d'une PME, d'une association ou d'une structure à taille humaine sera particulièrement appréciée.

Le poste nécessite avant tout une personne :

- Rigoureuse et organisée, notamment dans le traitement des informations comptables et RH ;
- Autonome dans la gestion de ses missions et de ses échéances ;
- Capable d'anticiper et de prioriser ;
- Polyvalente et à l'aise dans un environnement où les sujeté sont variés ;
- Disposant d'un bon relationnel et appréciant le travail en équipe ;
- Faisant preuve de discrétion et d'un sens élevé de la confidentialité ;
- A l'aise avec les outils informatiques et bureautiques ;
- Disposant d'une excellente maitrise du français écrit ;
- Capable de travailler en anglais dans un environnement professionnel international.

Spécialiste du recrutement de Cadres et Dirigeants (France et International) des secteurs de l'hôtellerie, restauration, tourisme, du retail et des services, Labeille Executive réunit un savoir-faire et une méthodologie rigoureuse qui associent nos clients partenaires à la réussite de nos missions. Nous exerçons notre métier de conseil aussi bien auprès de nos clients sur un marché que nous connaissons qu'auprès de nos candidats pour favoriser leur choix et leur intégration.
Adhérent actif de Syntec Conseil, signataire de la Charte de la Diversité, nos consultants mettent tout en oeuvre pour contribuer à votre avenir.