Assistant de Direction Bilingue H/F - Warwick Hotels

Vos missions principales

Assurer un soutien administratif et organisationnel auprès du Président afin de garantir le bon déroulement de ses activités quotidiennes, la fluidité des échanges et le suivi efficace des dossiers.

Véritable interface entre le Président et ses interlocuteurs internes et externes, vous assurez l'accueil physique et téléphonique, gérez les interactions courantes et apportez un appui opérationnel au Président ainsi qu'aux autres membres de la Direction dans l'exercice de leurs responsabilités.

À ce titre, vous contribuez à l'organisation, à la coordination et à l'optimisation des activités de la Présidence.

Rattachement hiérarchique et relations fonctionnelles

- Rattaché(e) directement au Président, auquel vous apportez un soutien quotidien dans l'exercice de ses fonctions.
- En interaction régulière avec les différents bureaux du Groupe ainsi qu'avec les établissements hôteliers et autres prestataires externes.

Missions et responsabilités

Dans un environnement bilingue français/anglais, vous serez notamment amené(e) à :

Assistanat de direction et gestion de l'activité du Président

- Gestion d'un agenda complexe et évolutif.
- Organisation et coordination des rendez-vous internes et externes.
- Gestion des courriels et suivi des correspondances.
- Prise de dictées et rédaction de documents.
- Gestion du standard téléphonique et filtrage des appels.

Organisation des déplacements professionnels et privés

- Organisation complète des déplacements en France et à l'international.
- Réservation des transports, hébergements et services associés.
- Élaboration et suivi des itinéraires de voyage.
- Gestion des formalités administratives liées aux déplacements (visas, documents de voyage, etc.).
- Organisation de réservations privées à la demande du Président.

Accueil et relations avec les interlocuteurs

- Accueil physique des visiteurs et partenaires externes.
- Interface privilégiée avec les différents interlocuteurs internes et externes.

Gestion administrative et logistique

- Classement, archivage et gestion documentaire.
- Gestion des commandes de fournitures, boissons et autres consommables.

Suivi des besoins logistiques liés au bon fonctionnement du bureau de la Présidence

Qualifications et compétences

- Maîtrise parfaite du français et de l'anglais, à l'oral comme à l'écrit (niveau bilingue impératif).
- Expérience confirmée en qualité d' Assistant(e) de Direction (minimum 3 ans souhaité).
- Excellente maîtrise des outils bureautiques et des outils de communication.

Qualités personnelles

- SSens du service et de l'accueil, excellente aisance relationnelle et téléphonique.
- Grande discrétion, sens de la confidentialité et rigueur professionnelle.
- Solides capacités d'organisation, d'analyse et de synthèse.
- Très bonne maîtrise de la communication écrite et des règles rédactionnelles.
- Excellentes qualités relationnelles, sens de l'écoute et aptitude à interagir avec des interlocuteurs variés.
- Dynamisme, réactivité, autonomie et fort engagement dans les missions confiées.

Warwick Hotels and Resorts est un groupe hôtelier international fondé en 1980, qui exploite une collection d'hôtels et resorts haut de gamme à travers le monde.

Son siège parisien, situé avenue des Champs-Élysées, regroupe les fonctions de direction et de coordination du Groupe.

Dans le cadre du remplacement de l'Assistante de Direction actuellement en poste, nous recherchons une Assistante de Direction bilingue français/anglais, directement rattachée au Président du Groupe.