Assistante Administrative et Financière H/F - Service Public

Description de la structure d'affectation :

La Direction du Numérique (DN) de l'Université de Lorraine participe à la définition de la stratégie numérique de l'établissement. Elle assure la maîtrise d'oeuvre des actions et des projets SI qui en découlent. Elle fait remonter les besoins des usagers et veille à la sécurité du Système d'Information de l'université. Présente dans tous les domaines du numérique, elle accompagne au quotidien, dans leur utilisation des services numériques, 60 000 étudiants et 7 100 personnels répartis sur 49 sites. La DN est composée de plus 220 personnels répartis dans 4 sous-directions.

Mission 1 : Assistance du sous-directeur et gestion administrative de la sous-direction / À ce titre l'agent doit (activités):

- Tenir l'agenda et organiser les réunions (assurer la logistique, établir les convocations, préparer les documents, et diffuser les documents nécessaires...)

- Préparer des courriers administratifs

- Effectuer la gestion administrative des entretiens professionnels (convocations, envoi des documents...)

- Faire le suivi administratif et financier des stagiaires (conventions de stage et gratifications)

- Documenter les procédures administratives dans le wiki

- Assurer le soutien logistique dans l'organisation d'évènements ponctuels (devis, réservation de salle, ...)

Mission 2 : Gestion financière et comptable du budget de la sous-direction / À ce titre l'agent doit (activités):

- Établir et suivre les bons de commande (récurrents, annuels, ponctuels)

- Collecter et contrôler les pièces justificatives nécessaires aux opérations de gestion

- Classer et archiver les pièces et justificatifs d'opérations financières et comptables

- Établir les fiches de dépenses en investissement

- Gérer les contrats de maintenance en relation avec les fournisseurs

- Suivre le budget et les dépenses avec le responsable financier

- Contrôler la finalisation des ordres de missions des agents

- Établir et alimenter des tableaux de bord, faire des extractions dans SIFAC

Mission 3 : Gestion et facturation des conventions de prestations de services Numériques aux partenaires de l'UL / À ce titre l'agent doit (activités):

- Participer à la rédaction et à la mise à jour des conventions de services numériques avec les partenaires

- Suivre la mise en place et l'actualisation des contrats et conventions dans l'application GECO

- Réaliser la facturation et assurer le suivi budgétaire des recettes

Mission 4: Contribution à la gestion administrative et financière de la direction / À ce titre l'agent doit (activités):

- Être référent pour l'organisation des déplacements professionnels des agents.

- Assurer le suivi et la facturation des contrats et prestations internes.

- Être en soutien administratif et financier de l'équipe administrative.

L'agent est susceptible d'exercer des activités complémentaires non ciblées dans le profil de poste.

Vous devez être titulaire d'un Bac minimum.

Connaissances

- Bonne connaissance des techniques de gestion administrative, de secrétariat, de gestion des missions et déplacement

- Connaissance de la nouvelle réglementation relative à la gestion budgétaire et comptable (GBCP)

- Connaissance des marchés publics

- Bonne connaissance de la réglementation en rapport avec ses missions.

Compétences opérationnelles

- Maîtrise de l'application budgétaire et comptable : SIFAC

- Maîtrise des outils informatiques bureautiques (Excel, Word, PowerPoint)

- Bonne connaissance de l'outil de suivi des conventions : GECO

- Capacité d'adaptation aux évolutions technologiques et organisationnelles

- Capacité à rechercher, interpréter et appliquer la réglementation

- Appliquer la réglementation applicable au domaine et respecter les procédures

- Gérer la confidentialité des informations et des données

Compétences relationnelles

- Autonomie en sachant rendre compte de son activité

- Capacité à s'exprimer oralement, maîtrise rédactionnelle

- Capacité d'écoute indispensable pour s'approprier les différents domaines d'intervention très techniques

- Sens de l'organisation, rigueur

- Aisance relationnelle, sens des relations humaines

- Savoir gérer les imprévus

- Respecter la confidentialité

CDD temps plein à pourvoir dans les meilleurs délais jusqu'au 31/08/2027 (renouvellement possible par année universitaire)