Assistant·e Frais de Mission H/F - Service Public

Au sein de l'établissement Réseau Canopé, la Direction de la Stratégie Financière et Juridique et de la Simplification définit la stratégie et pilote les processus dans le domaine financier, juridique et plus globalement de l'activité de l'établissement.

A ce titre, elle prend en charge la gestion budgétaire de l'ensemble des services et sites de l'établissement, le recueil, le contrôle et l'exploitation des données financières relatives à l'activité du réseau Canopé, les achats et les marchés publics, ainsi que la gestion centralisée des missions et déplacements des personnels.

Elle est également chargée d'assurer la qualité juridique des processus et des actes de l'établissement. A ce titre, elle exerce une veille juridique et un rôle d'information, de formation, d'expertise et de conseil auprès des services de l'établissement pour l'ensemble de leurs activités. Elle prend en charge les pré-contentieux et contentieux de l'établissement.

Elle accompagne la direction générale au déploiement des nouveaux projets, à l'étude de leur faisabilité et leur suivi.

Mission :
Assurer la gestion des déplacements professionnels et des frais de mission des agents de l'établissement en lien avec les différents prestataires.Collecter les éléments pour établir un suivi détaillé des états de frais de missions.

Activités :

• Collecter les informations auprès des directions nationales.
• Contrôler les ordres de mission, les états de frais de déplacement et les pièces justificatives.
• Passer les commandes auprès des prestataires en veillant au respect des marchés.
• Effectuer un suivi mensuel des frais de mission dans des tableaux de bord.
• Participer à la gestion de certains dossiers liés aux déplacements (Plans d'Administration Exemplaire...)
• Transmettre les pièces à l'Agence comptable, classer et archiver les dossiers.
• Participer à la rédaction des cahiers des charges des marchés publics en lien avec les déplacements et les missions

Connaissances professionnelles :

Votre profil : Vous possédez une expérience de 3 ans minimum dans la gestion des déplacements professionnels et des frais de mission au sein d'un établissement public.

Connaissance de l'organisation du système éducatif et de l'enseignement supérieur
Connaissance de l'établissement, de son écosystème, de ses missions, de son organisation structurelle et de son fonctionnement
Connaissance de la réglementation afférente aux missions et déplacements des personnels
Connaissance des techniques de secrétariat (traitement de l'information, classement, conservation des documents...)
Connaissance des principes, techniques et méthodes de communication écrite et orale
Connaissance des systèmes d'information (financier, budgétaire, RH...)

Savoir-faire :

• Savoir évaluer, hiérarchiser et prioriser des besoins
• Savoir organiser, planifier et structurer son travail ; gérer les délais et respecter les échéances ; faire face à une pluralité de tâches diversifiées
• Maîtriser l'utilisation des outils bureautiques, d'internet et des applications informatiques spécifiques à l'activité
• Savoir mettre en oeuvre, respecter et faire respecter des procédures et des règles
• Savoir créer et compléter des tableaux de bord
• Savoir s'adapter aux personnes, aux situations ; apporter une réponse personnalisée ; gérer les aléas, parer aux urgences
• Savoir accueillir, prendre des messages, transmettre l'information. Prendre des notes
• Savoir alerter sur les dysfonctionnements et les risques potentiels ; rendre compte
• Savoir trouver, traiter et diffuser de l'information
• Savoir travailler en équipe

Savoir-être :

• Savoir respecter la confidentialité
• Être organisé.e, méthodique, rigoureux.se et fiable.
• Avoir le sens des responsabilités, de l'initiative et de l'autonomie, tout en sachant rendre compte.
• Savoir faire preuve de réactivité et être apte à travailler dans des délais contraints.
• Avoir le sens du relationnel : savoir écouter, dialoguer, argumenter, soutenir ses idées, convaincre.
• Savoir faire preuve de diplomatie et de maîtrise de soi.