Assistant de Direction - Régisseur Suppléant H/F - Service Public

L'Institut Départemental Enfance et Famille (IDEF) Saint-Exupéry est l'établissement d'accueil d'urgence du dispositif de protection de l'enfance du Département de l'Essonne. Il assure l'accueil des mineurs confiés à l'Aide sociale à l'enfance toute l'année et 24h/24h, ainsi que des femmes enceintes et des mères avec un enfant de moins de 3 ans ayant besoin d'un soutien matériel et psychologique.

Le site se situe à Brétigny-sur-Orge, à une vingtaine de minutes d'Evry.

Secrétariat de Direction:

- Gérer l'agenda du directeur et de son adjoint

- Gérer le calendrier des événements de l'établissement

- Effectuer et gérer les invitations aux partenaires lors des évènements

- Effectuer les réservations de salles, demandes de café convivialité auprès de la cuisine (Hors formation, jurys et CSE,).

- Assurer des prises de note lors de diverses réunions

- Assurer la référence informatique de l'établissement (PISE, DONUT, copieur)

- Trier et enregistrer le courrier de l'établissement (papier et Odyssée)

- Suivre le procédure «sinistre» concernant les agents de l'établissement

Gestion des investissements:

- Recueillir les besoins institutionnels et établir les priorités avec la direction

- Effectuer un suivi des lignes budgétaires dédiées

- Etablir et suivre les tableaux relatifs aux investissements, en lien avec le service des achats du Conseil départemental

- Réceptionner les commandes et organiser la livraison

Gestion des achats:

- Proposer et optimiser les achats en veillant à leur adéquation avec les besoins de l'établissement ainsi qu'à la maitrise du budget.

- Contrôler la, pertinence des achats et la gestion des stocks, en lien avec le chef de la cuisine et la gestionnaire des stocks, dans une logique d'optimisation des ressources.

Suivi des marchés:

- Participer à l'élaboration des marchés spécifiques à l'établissement en lien avec la gestionnaire comptable et les services compétents du Conseil départemental

- Réaliser l'étude des marchés à partir des offres reçues afin d'évaluer la meilleure réponse aux besoins de l'établissement. Analyser les offres des prestataires dans le cadre des études de marché afin de contribuer au choix

Gestion administrative de l'activité éducative de l'établissement:

- Elaborer des tableaux de bord et en assurer le suivi (indicateurs DGAS, tableaux hebdomadaires et mensuels de l'établissement)

- Participer à l'élaboration du rapport d'activité institutionnel (statistiques, graphiques, données chiffrées)

Activités annexes :

- Suppléante gestionnaire comptable
- Suppléante gestionnaire des stocks

- Connaissance du fonctionnement d'une régie d'avances

- Notions budgétaires et comptables

- Notions sur la réglementation et les procédures des marchés publics

Vous maitrisez :

- les techniques de secrétariat, les règles d'orthographe, de syntaxe et de grammaire, les règles de classement et d'archivage.

- Application des procédures administratives

- les outils de planification (tableaux de suivi...)

Vous maitrisez les outils de bureautique et avez des facilités à utiliser des logiciels métiers : «Grand Angle», «Oxygéno», «PISE», «Odyssée», «UMRA»

Vous devrez :

- Faire preuve d'initiative et d'autonomie

- Etre rigoureux et méthodique

- Identifier l'urgence de la demande

- Faire preuve de discrétion

- Faire preuve de courtoisie

- Communiquer en s'adaptant aux différents interlocuteurs

- Faire preuve de disponibilité

- Travailler en équipe et en transversalité

- S'adapter à la spécificité de l'établissement (accueil d'urgence)