Assistante Administrative H/F - Lso Medical
- Loos - 59
- CDI
- Lso Medical
Les missions du poste
Qui sommes-nous ?
LSO Medical est une entreprise française spécialisée dans la conception, la fabrication et la
commercialisation de dispositifs médicaux, notamment dans le domaine du traitement
endoveineux.
Structure à taille humaine d'une quarantaine de collaborateurs, nous recrutons, dans le
cadre de notre développement et de l'évolution professionnelle d'une collaboratrice au sein
de l'entreprise, un Assistant Administratif (H/F) pour rejoindre notre équipe.
Votre mission :
Rattaché(e) à la Responsable Administrative/RH, vous participez au bon fonctionnement
quotidien de l'entreprise et assurez le suivi de différentes activités administratives,
notamment liées à la flotte automobile, aux locaux et aux services généraux.
Vous collaborez étroitement avec les autres membres de l'équipe administrative afin de
garantir la continuité du service.
Principales missions
Gestion de la flotte automobile
- Assurer le suivi administratif des véhicules : cartes grises, assurances, contrôles
techniques et autres échéances.
- Organiser et suivre les entretiens, réparations et véhicules de remplacement.
- Gérer les déclarations de sinistres, amendes, badges de télépéage et éventuels
dossiers de litige.
- Tenir à jour les outils et tableaux de suivi de la flotte automobile.
- Veiller au respect des règles définies dans la charte automobile de l'entreprise.
Gestion des locaux et services généraux
- Suivre les contrats de maintenance et les interventions des prestataires.
- Assurer le suivi des pannes et incidents liés aux locaux.
- Gérer les accès aux locaux : badges, clés, etc.
- Assurer le suivi du mobilier et des équipements.
- Être l'interlocutrice des différents prestataires intervenant dans les locaux.
Gestion administrative et documentaire
- Participer à la mise à jour des documents administratifs et internes.
- Assurer leur classement et leur archivage, sous format papier et numérique.
- Veiller à leur bonne conservation et à leur traçabilité.
- Participer à l'amélioration de l'organisation documentaire au quotidien.
Continuité du service administratif
- Assurer, en cas d'absence ou de besoin, la suppléance de l'autre assistante
administrative, notamment pour l'accueil physique et téléphonique.
- Apporter ponctuellement un soutien sur les autres activités administratives en
fonction des besoins du service.
Ces missions ne sont pas exhaustives et pourront évoluer en fonction des besoins et de
l'organisation de l'entreprise.
Votre profil
De formation Bac à Bac +2 dans le domaine administratif ou équivalent, vous justifiez d'une
première expérience réussie d'au moins 2 ans sur un poste administratif similaire.
Vous maîtrisez les outils bureautiques, notamment Word et Excel, et êtes à l'aise avec les
tableaux et outils de suivi.
Organisé(e) et rigoureux/se, vous savez gérer plusieurs sujets en parallèle, suivre des
échéances et travailler de manière autonome.
Votre réactivité, votre sens du service, votre discrétion et votre aisance relationnelle vous
permettent d'interagir efficacement avec les différents services de l'entreprise et les
prestataires externes.
Vous appréciez le travail en équipe et en binôme, indispensable pour assurer la continuité
du service.
Une notion d'anglais, permettant d'assurer ponctuellement un accueil téléphonique ou
physique, est souhaitée.
Pourquoi nous rejoindre ?
Vous recherchez un poste administratif polyvalent et concret, vous permettant d'intervenir
sur des sujets variés et d'être en contact avec de nombreux interlocuteurs internes et
externes.
Vous rejoindrez une entreprise à taille humaine et occuperez un poste contribuant
directement au bon fonctionnement quotidien de la société.
LSO Medical est une entreprise française spécialisée dans la conception, la fabrication et la
commercialisation de dispositifs médicaux, notamment dans le domaine du traitement
endoveineux.
Structure à taille humaine d'une quarantaine de collaborateurs, nous recrutons, dans le
cadre de notre développement et de l'évolution professionnelle d'une collaboratrice au sein
de l'entreprise, un Assistant Administratif (H/F) pour rejoindre notre équipe.
Votre mission :
Rattaché(e) à la Responsable Administrative/RH, vous participez au bon fonctionnement
quotidien de l'entreprise et assurez le suivi de différentes activités administratives,
notamment liées à la flotte automobile, aux locaux et aux services généraux.
Vous collaborez étroitement avec les autres membres de l'équipe administrative afin de
garantir la continuité du service.
Principales missions
Gestion de la flotte automobile
- Assurer le suivi administratif des véhicules : cartes grises, assurances, contrôles
techniques et autres échéances.
- Organiser et suivre les entretiens, réparations et véhicules de remplacement.
- Gérer les déclarations de sinistres, amendes, badges de télépéage et éventuels
dossiers de litige.
- Tenir à jour les outils et tableaux de suivi de la flotte automobile.
- Veiller au respect des règles définies dans la charte automobile de l'entreprise.
Gestion des locaux et services généraux
- Suivre les contrats de maintenance et les interventions des prestataires.
- Assurer le suivi des pannes et incidents liés aux locaux.
- Gérer les accès aux locaux : badges, clés, etc.
- Assurer le suivi du mobilier et des équipements.
- Être l'interlocutrice des différents prestataires intervenant dans les locaux.
Gestion administrative et documentaire
- Participer à la mise à jour des documents administratifs et internes.
- Assurer leur classement et leur archivage, sous format papier et numérique.
- Veiller à leur bonne conservation et à leur traçabilité.
- Participer à l'amélioration de l'organisation documentaire au quotidien.
Continuité du service administratif
- Assurer, en cas d'absence ou de besoin, la suppléance de l'autre assistante
administrative, notamment pour l'accueil physique et téléphonique.
- Apporter ponctuellement un soutien sur les autres activités administratives en
fonction des besoins du service.
Ces missions ne sont pas exhaustives et pourront évoluer en fonction des besoins et de
l'organisation de l'entreprise.
Votre profil
De formation Bac à Bac +2 dans le domaine administratif ou équivalent, vous justifiez d'une
première expérience réussie d'au moins 2 ans sur un poste administratif similaire.
Vous maîtrisez les outils bureautiques, notamment Word et Excel, et êtes à l'aise avec les
tableaux et outils de suivi.
Organisé(e) et rigoureux/se, vous savez gérer plusieurs sujets en parallèle, suivre des
échéances et travailler de manière autonome.
Votre réactivité, votre sens du service, votre discrétion et votre aisance relationnelle vous
permettent d'interagir efficacement avec les différents services de l'entreprise et les
prestataires externes.
Vous appréciez le travail en équipe et en binôme, indispensable pour assurer la continuité
du service.
Une notion d'anglais, permettant d'assurer ponctuellement un accueil téléphonique ou
physique, est souhaitée.
Pourquoi nous rejoindre ?
Vous recherchez un poste administratif polyvalent et concret, vous permettant d'intervenir
sur des sujets variés et d'être en contact avec de nombreux interlocuteurs internes et
externes.
Vous rejoindrez une entreprise à taille humaine et occuperez un poste contribuant
directement au bon fonctionnement quotidien de la société.
Le profil recherché
Experience: 2 An(s)
Compétences: Bureautique et outils collaboratifs,Gestion des emails,Gestion des urgences et des imprévus,Modalités d'accueil,Normes rédactionnelles,Planification des tâches et gestion des priorités,Rédaction d'écrits professionnels,Techniques de gestion administrative,Techniques de numérisation,Techniques de prise de notes,Classer des documents,Gérer les agendas et planifier des rendez-vous,Mettre à jour un dossier, une base de données,Accueillir, orienter, renseigner un public,Archiver des dossiers et documents de référence,Assurer la confidentialité des données,Effectuer un reporting régulier à la hiérarchie,Maintenir à jour les dossiers administratifs,Organiser l'accueil des visiteurs,Réalise le traitement administratif de dossiers (frappe de courriers, mise en forme de documents, etc.),Répondre aux appels téléphoniques, mails, tchat et renseigner les clients,Répondre aux demandes d'information internes et externes,Utiliser les outils numériques
Qualification: Employé qualifié
Secteur d'activité: Fabrication d'équipements d'irradiation médicale, d'équipements électromédicaux et électrothérapeutiques
Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Avoir le sens du service : Capacité à identifier (voire anticiper) les besoins des usagers, clients (internes et externes) et à apporter une réponse adaptée afin de les satisfaire.
Compétences: Bureautique et outils collaboratifs,Gestion des emails,Gestion des urgences et des imprévus,Modalités d'accueil,Normes rédactionnelles,Planification des tâches et gestion des priorités,Rédaction d'écrits professionnels,Techniques de gestion administrative,Techniques de numérisation,Techniques de prise de notes,Classer des documents,Gérer les agendas et planifier des rendez-vous,Mettre à jour un dossier, une base de données,Accueillir, orienter, renseigner un public,Archiver des dossiers et documents de référence,Assurer la confidentialité des données,Effectuer un reporting régulier à la hiérarchie,Maintenir à jour les dossiers administratifs,Organiser l'accueil des visiteurs,Réalise le traitement administratif de dossiers (frappe de courriers, mise en forme de documents, etc.),Répondre aux appels téléphoniques, mails, tchat et renseigner les clients,Répondre aux demandes d'information internes et externes,Utiliser les outils numériques
Qualification: Employé qualifié
Secteur d'activité: Fabrication d'équipements d'irradiation médicale, d'équipements électromédicaux et électrothérapeutiques
Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Avoir le sens du service : Capacité à identifier (voire anticiper) les besoins des usagers, clients (internes et externes) et à apporter une réponse adaptée afin de les satisfaire.