Assistant Ufa H/F - Ass Gestion du Lycee Charles de Foucauld

Vous serez chargé (e) de diverses missions visant à assurer la gestion administrative et l'accompagnement des apprentis avec et pour la responsable de l'UFA.

Vos principales missions :

1 - Assurer la gestion administrative courante de l'UFA :
- Rédiger, saisir, mettre en forme divers documents divers, les diffuser, les classer et/ou les archiver
- Réceptionner et transférer à qui de droit les appels téléphoniques, gérer la boîte mail
- Être en appui à la gestion de logiciels de type Yparéo et participer au reporting de l'activité sur l'outil en question : effectuer les modifications d'emploi du temps, prévenir par courriel apprentis et employeurs d'une nouvelle organisation etc.
- Suivre et mettre à jour des drives, des tableaux de bords (visites entreprises formateurs et prospections)

2 - Accompagner l'accueil, l'intégration, l'inclusion et le suivi administratif de l'apprenti :
- Accueillir, informer et orienter vers les bons interlocuteurs les candidats apprentis et les familles
- Rendre compte des situations particulières à la responsable UFA pour traitement par cette dernière du dossier
- Assurer la mise en place des contrats d'apprentissage : vérification des informations complétées par l'entreprise et le futur apprenti, saisie dans Yparéo, suivi et accompagnement de l'entreprise jusqu'à la signature et dépôt auprès de l'OPCO
- Alerter et transmettre les potentielles ruptures de contrat auprès des services concernés
- Suivre au quotidien l'assiduité des apprentis et assurer le reporting mensuel des absences pour transmission aux entreprises

3 - Contribuer aux activités liées à la communication :
- Participer à la mise à jour des supports de communication & collaborer avec l'agence de communication de l'établissement
- Participer aux différents évènements (forums, salons, journées portes).

4 - Contribuer à la gestion du process Qualiopi CFC / UFA (certification qualité)

Profil recherché
Vous êtes titulaire d'un diplôme de niveau Bac +2 à Bac +3 et vous possédez une expérience professionnelle d'au moins 2 ans sur un poste similaire
Vous possédez idéalement des connaissances sur l'environnement de l'éducation et de la formation professionnelle
Une expérience voire certaine appétence pour le périmètre de l'apprentissage et de la formation continue serait appréciée

Le savoir être/faire :
- Vous savez mettre en oeuvre et appliquer des procédures et des règles, apporter des réponses à des besoins spécifiques
- Vous faites preuve d'aisance à l'écrit comme à l'oral
- Vous êtes capable de gérer simultanément plusieurs dossiers tout en garantissant un suivi rigoureux. Vous savez gérer le temps, respecter les délais contraints et établir les priorités
- Vous êtes adaptable, vous aimez travailler en équipe et vous savez rendre compte
- Vous maîtrisez les outils bureautiques (Word, Excel)
- Vous faites preuve de discrétion professionnelle et de confidentialité

Informations RH :
CDI (validé après période d'essai)
Rémunération : entre 2000 et 2300 €brut
Volume horaire hebdo : 37h25
Congés : 6 semaines + celles liées au volume horaire hebdo en récupération
CSE
Restauration

Experience: Débutant accepté

Compétences: Mettre à jour un dossier, une base de données,Gérer les agendas et planifier des rendez-vous,Classer des documents

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Enseignement secondaire technique ou professionnel

Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.