Assistante - Assistant de Direction H/F - Service Public

Au sein de l'équipe des assistantes de direction (3 personnes), l'assistante de Direction Campus Ingénieur assiste l'équipe de direction dans le fonctionnement de la Direction Générale.
Description des missions à exercer ou des taches à exécuter:
o Veille pour alerter la Direction sur les priorités repérées
o Interface entre la Direction et les interlocuteurs (externes et internes) intégrant des réponses de 1er niveau.
o Secrétariat de différentes instances : Conseil d'administration (CA), Comité Social d'Administration (CSA) Conseil des Enseignants (CE), Conseil Scientifique (CS), Conseil de l'Enseignement et de la Vie Etudiante (CEVE), Comité de pilotage (Copil), Comité de direction (Codir)
o Administration générale :
- Gestion d'agendas, organisation de réunions, synthèse du planning de toutes les instances
- Organisation de déplacements
- Gestion du courrier départ et arrivée
- Rédaction de courriers et de documents administratifs
- Exploitation et analyse de documents administratifs
- Classement et archivage des dossiers de la direction
- Accueil des visiteurs
- Accueil et filtrage téléphonique
o Suppléance des autres assistants/assistantes de direction
Le secrétariat de direction campus ingénieur est actuellement en charge du secrétariat du directeur délégué de site et des instances de la sphère formation/vie étudiante (CE, CEVE en lien avec la direction des formations. Ilassure également la gestion des stages post-bac (environ 200 stagiaires/an) : diffusion des demandes, gestion des conventions, supervision des gratifications. Cette organisation fera l'objet d'une analyse et de possibles évolutions à l'occasion du changement de gouvernance en cours.

Savoirs
Techniques générales de secrétariat
(gestion de planning, mise en forme et circulation du courrier et documents, archivage et mise à disposition des informations),
Outils bureautiques et de communication (office 365, Teams), logiciels spécifiques Déontologie de la fonction publique Environnement professionnel, notamment enseignement supérieur agricole, ainsi que les enjeux et les problématiques de l'Etablissement
Savoir-faire
Avoir le sens de l'organisation et faire preuve de rigueur, respecter les délais et procédures
Évaluer et hiérarchiser des besoins Autonomie et polyvalence Qualités relationnelles, capacité d'écoute et de communication, Appliquer les normes spécifiques aux relations avec les usagers dans le service public (neutralité, réserve, égalité, continuité) Discrétion professionnelle, confidentialité
Maitrise des outils informatiques Capacités rédactionnelles et de synthèse
Savoir travailler en équipe
Savoirs être
Capacité d'adaptation et réactivité Disponibilité,
Sens des responsabilités,
Capacité d'anticipation et planification Autonomie, esprit d'initiative, Curiosité, ouverture