Assistant Administratif Gestion du Courrier H/F - Ville d'Annecy

Ville préfecture de la Haute-Savoie, Annecy se distingue par son dynamisme économique, son engagement social et sa vitalité culturelle.

La ville d'Annecy s'applique à offrir aux Annéciens et à ses visiteurs un cadre de vie agréable en restant à l'écoute des besoins évolutifs de sa population. Pour ce faire, elle mise sur les compétences et l'expertise de ses 3100 agents au service de 130 000 habitants.

Alors vous aussi, épanouissez vos compétences sur ce territoire qui compte parmi les plus attractifs de France : rejoignez la ville d'Annecy !

Le Département Ressources de la ville d'Annecy, recherche pour son service Vie de l'assemblée un Assistant administratif - gestion du courrier (H/F) à temps complet, ouvert au cadre d'emploi des adjoints administratif.

Le poste est ouvert aux contractuels dans le cadre d'un renfort temporaire.

Rattaché(e) au responsable du pôle Courrier, vous participez à la gestion et au suivi des différents flux de courriers et de demandes adressés à la Ville. A ce titre, Vous assurez notamment leur réception, leur tri, leur enregistrement et leur orientation vers les directions et services concernés. Vous contribuez ainsi à garantir un traitement fiable, rapide et adapté des sollicitations des usagers.

Vos principales missions :

Dans le cadre de vos fonctions, vous serez notamment chargé(e) de :

• Ouvrir et trier le courrier afin d'identifier les courriers à enregistrer et ceux qui ne nécessitent pas d'enregistrement ;
• Traiter les courriers recommandés avec accusé de réception ;
• Assurer la gestion de la boîte mail de la Ville et identifier les messages nécessitant un enregistrement ;
• Enregistrer les courriers, courriels, formulaires du site internet de la Ville, fiches d'appel et signalements AGATE dans le logiciel de traitement du courrier MEM Courrier ;
• Procéder à l'affectation des demandes aux directions et services concernés ;
• Identifier les courriers et demandes présentant un caractère urgent, très urgent ou sensible ;
• Gérer les demandes de réaffectation en lien avec le responsable du pôle Courrier ;
• Assurer l'archivage des courriers papier ;
• Accueillir et renseigner les usagers, physiquement et par téléphone, notamment lors du dépôt de courriers ou dans le cadre de demandes de recherche.

Conditions d'exercice :

· Le poste est soumis à des horaires variables, avec une présence obligatoire au plus tard à 8h30, afin d'assurer l'ouverture et le traitement du courrier dès le début de journée.

· Respecter les principes déontologiques applicables aux agents publics et en particulier l'obligation de neutralité

· Lieu du poste : Hôtel de Ville de Seynod.

Intégrer la ville d'Annecy c'est :

- être acteur de son parcours professionnel et bénéficier de perspectives d'évolution

- des conditions de travail adaptées à votre rythme personnel (choix du cycle de travail, télétravail, 25 jours de congés annuels, régime de RTT jusqu'à 23 jours- selon organisation du service)

- bénéficier d'un large panel d'avantages (accès à des activités sportives et billetterie à tarifs avantageux via "le groupement"...)

- disposer d'une participation de la collectivité aux frais de transport, mutuelle et prévoyance

- bénéficier des titres restaurant d'une valeur faciale de 5€ dont 50% pris en charge par la collectivité

La Ville est ouverte à la diversité et facilite l'accueil et l'intégration des personnes en situation de handicap.

Le profil recherché :

Vous êtes organisé(e), rigoureux(se) et à l'aise dans la gestion de flux de demandes variées.

Vous savez :

• Lire et comprendre une demande d'usager afin d'en identifier rapidement l'objet et le niveau de priorité ;
• Utiliser les outils numériques et les logiciels bureautiques ;
• Faire preuve de discrétion dans le traitement d'informations et de courriers ;
• Travailler avec méthode et respecter les procédures ;
• Vous adapter à différents interlocuteurs et assurer un accueil de qualité.

Une première expérience dans le domaine administratif, de l'accueil, du traitement du courrier ou de la relation aux usagers serait appréciée.

Modalités de recrutement :

Merci de candidater exclusivement sur notre site :

Sélection sur CV + lettre de motivation déposés en ligne, puis entretien de motivation.

Pour plus d'infos :

ou par téléphone au **.**.**.**.**

Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique, les agents contractuels peuvent se porter candidat.