Gestionnaire de Scolarité - Stages H/F - Service Public

L'université de Tours recrute au sein de l'Ecole Polytechnique, un ou une gestionnaire de scolarité-stages :

Mission :

Assurer la gestion et le secrétariat du Service des stages auprès des étudiants, en partenariat avec les organismes extérieurs, en veillant au respect de la législation en vigueur en matière de stage.

Activités principales du poste :

Mission d'accueil

- Accompagnement des étudiants sur la procédure de mise en place du stage.

- Échanges avec les entreprises au moyen de différents supports (téléphone, mails, courriers, forums.)

Missions de gestion administrative :

- Conventions de stages obligatoires (Ingénieurs et Masters) :

- Gestion des conventions des stages sous le logiciel PSTAGE

- Collecte et dépôt sur Célène des offres de stages référencées

- Suivi des conventions de stages

- Recueil des évaluations des entreprises à la fin du stage

- Organisation des plannings de soutenance (entreprise/enseignant/étudiant) ; convocation des étudiants

Gestion du fichier des « anciens » :

- Mise en place et alimentation d'une base de données sur Sidam

Missions de secrétariat :

- Courriels divers

- Mise à jour régulière du répertoire des offres de stage sur Célène

- Contacts avec divers interlocuteurs (étudiants, enseignants, entreprises, chambres consulaires, collectivités locales...)

Connaissance

- Connaître la réglementation, notamment le code du travail relatif aux conventions de stage en France et à l'étranger.

- Connaître l'organisation et le fonctionnement de l'établissement

Compétences opérationnelles

- Maîtrise des outils informatiques (WORD et EXCEL - PSTAGE - CELENE - TEAMS)

- Acquisition méthodologique dans l'organisation et le suivi des tâches rattachées au poste

Savoir-être

- Sens des relations publiques et aptitude au dialogue

- Savoir se montrer disponible

- Sens de l'organisation.

- Aptitude à réagir face à des situations difficiles

- Respect de la confidentialité