Gestionnaire Administratif et des Instances H/F - Service Public

Activités principales :

Assurer le secrétariat des conseils centraux en formation plénière

Assurer un appui administratif et technique au vice-président en charge de l'instance
Gérer les différentes phases de préparation des séances, de leur tenue et de leurs suites, conformément aux procédures
Préparer les convocations des séances ; contrôler la mise en l'état des documents et les diffuser
Assurer le secrétariat des séances (gestion du quorum, procurations, votes, etc.) et leur logistique (réservation des salles, commandes auprès de fournisseurs, besoins matériels, enregistrements audio et moyens audiovisuels)
Préparer les relevés de conclusions, les délibérations et avis; contrôler les comptes rendus
Assurer l'archivage des pièces afférentes aux séances

Assurer le secrétariat des sections disciplinaires du conseil académique

Assurer le secrétariat des commissions (gestion du quorum, votes, etc.) et leur logistique (réservation des salles, besoins matériels, moyens audiovisuels)
Suivre et mettre en oeuvre les différentes phases des procédures disciplinaires

Gestion des actes réglementaires et individuels

Appliquer la procédure d'édiction des actes individuels et réglementaires
Instruire les projets d'actes en vérifiant leur régularité juridique, administrative et financière, en lien avec les porteurs de projets et les chargés d'affaires juridiques de la DAJI
Assurer les mises en signature des actes et leurs mesures d'entrée en vigueur

Gestion administrative

Instruire les dossiers en vérifiant la régularité juridique, administrative et financière, en lien avec les porteurs de projets et les chargés d'affaires juridiques de la DAJI
Participer à la rédaction d'actes juridiques et de courriers
Organiser, alimenter, mettre à jour des bases de données relatives à la gestion, réaliser des extractions
Proposer et concevoir des outils de gestion administrative, des processus et des documents pour améliorer le fonctionnement de la structure
Diffuser l'informationet participer à sa production
Assurer l'accueil et répondre aux demandes d'information en interne et en externe
Participer à la veille juridique

Appui aux élections

Participer à l'organisation des élections et au déroulement des élections
Participer au suivi des mandats des membres des conseils

une expérience dans un établissement d'enseignement supérieur ou une collectivité publique, dans la gestion d'instances, dans le domaine ou un service juridique seraient un plus.

Connaissances :

Modes de fonctionnement des administrations publiques
Politiques, dispositifs et procédures propres au champ d'intervention
Droit des examens et concours
Environnement et réseaux professionnels
Techniques d'élaboration de documents
Culture internet
Techniques de communication
Langue anglaise : A1 à A2 (cadre européen commun de référence pour les langues)

Compétences opérationnelles :

Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe
Savoir rendre compte
Communiquer et faire preuve de pédagogie
Mettre en oeuvre des procédures et des règles
Travailler en équipe
Utiliser les logiciels spécifiques à l'activité

Compétences comportementales :

Sens de l'organisation
Rigueur / Fiabilité
Sens relationnel