Assistant Bilingue Anglais - Équipe Contentieux H/F - Ascalium

Créé en 2008, le Groupe Ascalium est un acteur global du recrutement spécialisé dans le placement de freelances (#WeAreFreelance) et le portage salarial (#WeArePortage).

En 16 ans, plus de 5 000 consultants ont fait confiance au groupe et près de 100 clients ont été satisfaits.

Ascalium accompagne également ses clients dans leur recherche de compétences en CDI.

Rattaché(e) à un groupe d'associés, vous apportez un soutien opérationnel de haut niveau à l'activité de l'équipe Contentieux. Véritable relais des avocats, vous développez une connaissance fine des dossiers et des clients et jouez un rôle central dans l'organisation de l'équipe et la relation client.

Gestion de l'activité (practice management)

• Organiser et suivre l'activité des associés : points réguliers, priorisation, suivi des dossiers clients
• Préparer et mettre en forme documents, présentations et propositions commerciales, dans le respect de la charte du cabinet
• Réaliser recherches et analyses (bases de précédents, recherches internet avancées)
• Amender des documents (jusqu'à 5 pages), rédiger des correspondances et veiller à leur exactitude
• Assurer une gestion documentaire rigoureuse (classement, archivage des e-mails)

Facturation

• Suivre et coordonner la revue des en-cours (WIP) et la facturation des dossiers avec les avocats concernés
• Collaborer avec le service financier pour l'émission de factures clients justes et dans les délais

Gestion des agendas et déplacements

• Gérer les agendas et filtrer les sollicitations
• Organiser des déplacements complexes (vols, hôtels, transferts, itinéraires) et coordonner les réunions (salles, invitations, logistique), y compris sur différents fuseaux horaires

Communication

• Assurer le lien avec les clients (appels, e-mails), filtrer et réorienter les demandes
• Gérer et prioriser les boîtes mail, préparer des projets de réponses

Business development / Marketing

• Participer à la préparation et à la coordination des documents de pitch, en lien avec les équipes marketing

• Expérience confirmée sur un poste d'assistant(e) en cabinet d'avocats OBLIGATOIRE
• Anglais courant impératif (poste bilingue) : rédaction de premiers jets de correspondances et documents en anglais / communication intre-groupe
• Excellentes compétences organisationnelles, capacité à gérer des priorités multiples et changeantes
• Rigueur, sens du détail et fiabilité dans la production des documents
• Aisance relationnelle, sens du service client et esprit d'équipe
• Résilience et capacité à travailler sous pression, dans des délais courts
• Discrétion et sens de la confidentialité
• Très bonne maîtrise du Pack Office (surtout Word et Outlook)
• Intérêt pour le business development et la recherche apprécié
• Niveau d'études supérieur ou expérience professionnelle équivalente