Gestionnaire de Scolarité H/F - Universite Grenoble Alpes
- Gières - 38
- CDD
- Universite Grenoble Alpes
Les missions du poste
Ancrée sur son territoire, pluridisciplinaire et ouverte sur l'international, l'Université Grenoble Alpes rassemble, depuis le 1er janvier 2020, les forces de l'enseignement supérieur public de Grenoble et Valence.En association avec les organismes nationaux de recherche et les grands instruments internationaux présents sur son territoire, elle construit sa politique de recherche et d'innovation à l'échelle mondiale.
Présentation de la structure :
L'UFR Sciences de l'Homme et de la Société (SHS) compte une centaine d'enseignants et enseignants-chercheurs titulaires et contractuels, 280 vacataires d'enseignement, 28 personnels administratifs et 2 800 étudiants répartis au sein de 4 départements de formation. Ces 4 départements de formation sont :
- Psychologie
- Sociologie
- Sciences de l'Éducation et de la Formation
- Informatique et Mathématiques appliquées aux Sciences Sociales.
L'UFR SHS favorise les croisements interdisciplinaires, grâce à une forte diversification de ses intérêts d'enseignement et de recherche. Ses principaux axes d'activités concernent les comportements humains individuels et collectifs, la cognition, la psychologie clinique et sociale, l'éducation, les représentations sociales et culturelles, la communication homme-machine, les mathématiques appliquées aux sciences sociales, les statistiques et l'analyse des données.
Pour en savvoir plus sur SHS: https://shs.univ-grenoble-alpes.fr/ufr-shs/accueil-shs-971096.kjsp?RH=12361494642739691
Missions principales :
Placé sous l'autorité hiérarchique de la responsable opérationnelle du pôle Licences, et au sein du service de scolarité de l'UFR qui comprend 1 chef de service, 12 gestionnaires de scolarité et 5 responsables opérationnels de pôle, pour la partie gestion de scolarité, vous intégrerez le pôle licence composé de 6 gestionnaires de scolarité. Vous aurez pour missions principales :
- assurer la gestion administrative des parcours de Licence 3 Psychologie, Licence professionnelle Métiers de la GRH et DIU
- accompagner le changement dans les organisations avec une approche psychologie du travail
Activités principales :
- Accueillir, informer (étudiants et enseignants, publics extérieurs).
- Organiser les enseignements (Planning des amphis et salles) et diffuser l'emploi du temps.
- Organiser et mettre en place les examens, assurer la préparation et suivi des jurys.
- Suivre l'assiduité des étudiants en formation initiale et Continue, et les étudiants en contrat d'apprentissage (alternance).
- Organiser la sélection des étudiants : campagne d'admission, commissions d'admission
- Contribuer à la mise en place des inscriptions administratives
- Organiser et gérer les inscriptions pédagogiques
- Contrôler la conformité des actes administratifs
- Travailler en équipe avec l'ensemble des agents de l'UFR et collaborer avec les services de l'UGA
- Gérer les étudiants à besoins spécifiques
- Suivi des étudiants en alternance (fiches d'émargement)
Restriction ou contraintes liées au poste : pic d'activité et présence sur site nécessaire lors de certaines périodes : rentrée, examens et jury
Une expérience dans la fonction publique serait appréciée.
Compétences complémentaires demandées :
- Maîtriser l'environnement juridique de l'étudiant : appliquer, expliquer, contrôler (RDE)
- Maitriser son environnement (connaître les structures, services et organismes concernés et leur fonctionnement)
- Maitriser l'élaboration des calendriers, anticiper les étapes importantes
- Savoir recueillir, traiter, communiquer et partager l'information : veiller à sa fiabilité
- Délivrer un accueil de qualité, savoir faire preuve de diplomatie
- Savoir travailler en équipe et en autonomie
- Participer aux projets et groupes de travail transversaux
- Savoir intégrer les innovations, et réformes et participer à l'amélioration continue des méthodes de travail
Présentation de la structure :
L'UFR Sciences de l'Homme et de la Société (SHS) compte une centaine d'enseignants et enseignants-chercheurs titulaires et contractuels, 280 vacataires d'enseignement, 28 personnels administratifs et 2 800 étudiants répartis au sein de 4 départements de formation. Ces 4 départements de formation sont :
- Psychologie
- Sociologie
- Sciences de l'Éducation et de la Formation
- Informatique et Mathématiques appliquées aux Sciences Sociales.
L'UFR SHS favorise les croisements interdisciplinaires, grâce à une forte diversification de ses intérêts d'enseignement et de recherche. Ses principaux axes d'activités concernent les comportements humains individuels et collectifs, la cognition, la psychologie clinique et sociale, l'éducation, les représentations sociales et culturelles, la communication homme-machine, les mathématiques appliquées aux sciences sociales, les statistiques et l'analyse des données.
Pour en savvoir plus sur SHS: https://shs.univ-grenoble-alpes.fr/ufr-shs/accueil-shs-971096.kjsp?RH=12361494642739691
Missions principales :
Placé sous l'autorité hiérarchique de la responsable opérationnelle du pôle Licences, et au sein du service de scolarité de l'UFR qui comprend 1 chef de service, 12 gestionnaires de scolarité et 5 responsables opérationnels de pôle, pour la partie gestion de scolarité, vous intégrerez le pôle licence composé de 6 gestionnaires de scolarité. Vous aurez pour missions principales :
- assurer la gestion administrative des parcours de Licence 3 Psychologie, Licence professionnelle Métiers de la GRH et DIU
- accompagner le changement dans les organisations avec une approche psychologie du travail
Activités principales :
- Accueillir, informer (étudiants et enseignants, publics extérieurs).
- Organiser les enseignements (Planning des amphis et salles) et diffuser l'emploi du temps.
- Organiser et mettre en place les examens, assurer la préparation et suivi des jurys.
- Suivre l'assiduité des étudiants en formation initiale et Continue, et les étudiants en contrat d'apprentissage (alternance).
- Organiser la sélection des étudiants : campagne d'admission, commissions d'admission
- Contribuer à la mise en place des inscriptions administratives
- Organiser et gérer les inscriptions pédagogiques
- Contrôler la conformité des actes administratifs
- Travailler en équipe avec l'ensemble des agents de l'UFR et collaborer avec les services de l'UGA
- Gérer les étudiants à besoins spécifiques
- Suivi des étudiants en alternance (fiches d'émargement)
Restriction ou contraintes liées au poste : pic d'activité et présence sur site nécessaire lors de certaines périodes : rentrée, examens et jury
Une expérience dans la fonction publique serait appréciée.
Compétences complémentaires demandées :
- Maîtriser l'environnement juridique de l'étudiant : appliquer, expliquer, contrôler (RDE)
- Maitriser son environnement (connaître les structures, services et organismes concernés et leur fonctionnement)
- Maitriser l'élaboration des calendriers, anticiper les étapes importantes
- Savoir recueillir, traiter, communiquer et partager l'information : veiller à sa fiabilité
- Délivrer un accueil de qualité, savoir faire preuve de diplomatie
- Savoir travailler en équipe et en autonomie
- Participer aux projets et groupes de travail transversaux
- Savoir intégrer les innovations, et réformes et participer à l'amélioration continue des méthodes de travail
Le profil recherché
Experience: Débutant accepté
Compétences: Mettre à jour un dossier, une base de données,Gérer les agendas et planifier des rendez-vous,Classer des documents,Maitriser les outils bureautiques,Maîtriser les outils informatiques généraux,Maîtriser l'environnement juridique de l'étudiant,Diagnostiquer les doublons et les incohérences,Maitriser son environnement,Maîtriser les outils informatiques spécifiques,Savoir s'approprier un nouvel outil,Capacités d'adaptation, d'organisation,Concevoir, rédiger un document précis et rigoureux,Capacités de rigueur, de méthode
Qualification: Employé qualifié
Secteur d'activité: Enseignement supérieur
Liste des qualités professionnelles:
Avoir l'esprit d'équipe : Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.
Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Compétences: Mettre à jour un dossier, une base de données,Gérer les agendas et planifier des rendez-vous,Classer des documents,Maitriser les outils bureautiques,Maîtriser les outils informatiques généraux,Maîtriser l'environnement juridique de l'étudiant,Diagnostiquer les doublons et les incohérences,Maitriser son environnement,Maîtriser les outils informatiques spécifiques,Savoir s'approprier un nouvel outil,Capacités d'adaptation, d'organisation,Concevoir, rédiger un document précis et rigoureux,Capacités de rigueur, de méthode
Qualification: Employé qualifié
Secteur d'activité: Enseignement supérieur
Liste des qualités professionnelles:
Avoir l'esprit d'équipe : Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.
Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.