Assistant ou Secrétaire Administratif H/F - France Travail

Nous recherchons un Assistant/ secrétaire H/F personnelle de la dirigeante & Coordinatrice opérationnelle pour travailler directement aux coté de la dirigeante.

Nous recherchons pas simplement une personne pour répondre à des mails, gérer un agenda ou effectuer quelques tâches administratives.

L'objectif de ce poste est simple : permettre à la directrice de ce concentrer sur les missions qui nécessitent réellement sa présence, pendant que toute la partie organisation, suivi, coordination et gestion du quotidien est parfaitement maîtrisée.

Nous recherchons quelqu'un qui aime profondément organiser, anticiper, structurer, classer, créer des listes, préparer des tableaux, suivre plusieurs sujets en même temps et surtout trouver des solutions.

Le poste est volontairement très polyvalent et évolutif. Les journées ne se ressembleront pas forcément et les missions pourront évoluer en fonction des besoins, des périodes, des événements et des projets de l'entreprise.

Parmi les missions :

- Gestion et tri des emails
- Traitement des appel
- Suivi des demandes
- Organisation de l'agenda et des priorités
- Préparation des journées de la directrice et des semaines
- Gestion des rappels, échéances et relances
- Organisation et classement des dossiers et documents
- Création et mise à jour de tableaux et fichiers
- Suivi administratif de différents dossiers
- Organisation des Masterclass, formations, salons et événements
- Recherche et réservation de salles
- Organisation des hôtels, transports, taxis, avions, trains, restaurants et déplacements
- Coordination avec les prestataires, formatrices, partenaires et différents intervenants
- Gestion des participantes et suivi logistique des événements
- Création de checklists et préparation des besoins matériels
- Gestion des imprévus
- Mise en forme de documents
- Création de supports internes
- Préparation de fichiers à transmettre à la community manager, webmaster ou autres prestataires

Nous recherchons pas une graphiste ni une community manager.
En revanche, nous recherchons quelqu'un qui possède un bon oeil visuel, un certain sens esthétique et de la créativité, et qui soit à l'aise avec Canva, les outils numériques et les réseaux sociaux.

La personne pourra également être amenée ponctuellement à filmer, prendre quelques photos ou vidéos lors de déplacements, événements ou tournages, afin de transmettre ensuite ces contenus à notre community manager.

Une disponibilité pour accompagner la dirigeante sur certains déplacements professionnels en France, et éventuellement ponctuellement à l'étranger, est donc nécessaire. (Mais très rare)

Nous recherchons avant tout une personne :

Extrêmement organisée
Structurée
Autonome
Fiable
Réactive
Polyvalente
Créative
Discrète
À l'aise avec les outils numériques
Capable de gérer plusieurs sujets en parallèle
Capable de hiérarchiser les priorités
Capable d'anticiper
Capable de prendre des initiatives
Capable de garder son calme en cas d'imprévu
À l'aise avec un environnement dynamique
Capable de recevoir des retours directs et de s'adapter rapidement

Nous recherchons pas forcément un parcours parfait, plusieurs diplômes ou des années d'expérience.

La personnalité, l'organisation, la manière de réfléchir et la capacité à trouver des solutions seront beaucoup plus importantes pour nous que le CV.

Nous recherchons quelqu'un qui, face à une mission qu'elle n'a encore jamais réalisée, ait le réflexe de chercher comment la faire plutôt que de répondre immédiatement :
« Je ne sais pas faire. »

Il faut comprendre que le poste n'est pas figé dans une liste stricte de tâches.

Secteur: Formation Esthétique

Experience: Débutant accepté

Compétences: Bureautique et outils collaboratifs,Gestion des emails,Gestion des réservations de salles de réunion,Gestion des urgences et des imprévus,Planification des tâches et gestion des priorités,Classer des documents,Gérer les agendas et planifier des rendez-vous,Analyser les besoins en fournitures de bureau et gérer les approvisionnements,Assurer la confidentialité des données,Gérer les réservations de salles et de matériel,Maintenir à jour les dossiers administratifs,Organiser des déplacements professionnels,Participer à l'organisation d'événements internes,Réalise le traitement administratif de dossiers (frappe de courriers, mise en forme de documents, etc.),Réaliser la gestion administrative du personnel,Répondre aux appels téléphoniques, mails, tchat et renseigner les clients,Répondre aux demandes d'information internes et externes,Utiliser les outils numériques

Langues: Anglais souhaité,Français exigé

Permis: B - Véhicule léger souhaité

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Formation continue d'adultes

Liste des qualités professionnelles:
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Etre ouvert aux changements : Capacité à s'adapter à des situations variées, à réagir à l'imprévu, gérer l'incertitude pour s'ajuster à des organisations, des collectifs de travail, des habitudes, des valeurs propres à l'entreprise.