Gestionnaire Économat - Ressources Humaines H/F - Direction de l'administration pénitentiaire - DISP TOULOUSE

Composition et effectifs du service :

1 chef d'établissement, 1 chef d'établissement adjoint

1 chef de détention et 1 chef de détention adjoint

5 personnels de catégorie B

4 Majors / Gradés

19 surveillants

Votre hiérarchie :

Le chef d'établissement et son adjoint

La responsable des services administratif et financier

Vos interlocuteurs métiers :

La Direction Interrégionale de Toulouse

Vos principales compétences à mettre en oeuvre

- Faire preuve de rigueur, de discrétion et de réactivité

- Une grande disponibilité, polyvalence

- Savoir anticiper et avoir le sens de l'organisation

- Esprit d'initiative

- Savoir rendre compte

- Aptitude au travail en équipe, à l'écoute et à l'adaptation

- Connaître des outils informatiques

- Goût pour les missions transversales (travail en lien avec le service RH et la régie)

Ø Missions et organisation du service:

- Assister la responsable des services administratif et financier dans les opérations de préparations du budget prévisionnel ainsi que dans son exécution;

- Définir et chiffrer les priorités des dépenses ;

- Saisir toutes les commandes et les services fait sur CHORUS;

- Suivre les dépenses et autres suivis dans les outils dédiés;

- S'assurer du contrôle des livraisons et la conformité de celles-ci;

- Réceptionner et traiter les factures dans les délais;

- Traiter les OAP 107 et 912;

- Gérer les différents stocks de l'établissement;

- Suivre les contrats;

- Dialogue de gestion avec le chef d'établissement, la SA et le DBF;

- Gestion des effets d'uniformes des personnels de surveillance en liaison avec la Régie industrielle des établissements pénitentiaires au travers de l'application UNINET

- Renseigner et transmettre toutes les pièces demandées par la DISP de Toulouse dans le cadre des suivis budgétaires hebdomadaires, mensuels, annuels

Ø CHORUS

- Assurer la saisie des Engagements Juridiques dans le logiciel de gestion budgétaire CHORUS pour ce qui concerne les dépenses de compte 107 et 912 ;

- Garantit dans le cadre de sa mission de contrôle le respect des procédures notamment dans la logique des processus du contrôle interne comptable;

- Extraire les différentes restitutions de CHORUS CŒUR et les traiter.

Ø Général RH et secrétariat

- Gérer les demandes de cartes professionnelles et habilitation véhicule;

- Établir les dossiers de remboursement d'optiques ou dentaires;

- Affranchir et réceptionner le courrier;

- Classer et archiver le courrier Ressources Humaines;

- Assurer le suivi mensuel des assesseurs CDD et des réservistes;

- Établir les permis de visite et autorisation d'accès;

- Rédiger le courrier, compte rendu et procès-verbal (CSA, Conseil d'évaluation, réunion...).

- Assurer la suppléance de la régie des comptes nominatifs(GENESIS, NACRE) ;

- AED - suivi des cartes agents en binôme avec la SA.

Ø Le positionnement de la fonction dans l'organisation et son contexte:

Personnel administratif de catégorie B, placé sous l'autorité hiérarchique de la responsable des services administratif et financier et du responsable de la structure ainsi que de son adjoint.

L'agent entretien des relations professionnelles avec le personnel de l'établissement et services périphériques (UCSA, SPIP...), ainsi qu'avec les fournisseurs mais également avec les partenaires institutionnels.

Réunions en présentiel ou en distanciel avec le DBF de la DI de Toulouse plusieurs fois par an.

F En binôme avec la responsable des services administratif et financier de l'établissement, une polyvalence est demandée afin de pallier aux absences