Econome en Binôme avec la Gestionnaire Économat H/F - Direction de l'administration pénitentiaire - DISP STRASBOURG

Le Service pénitentiaire d'insertion et de probation est un service à compétence départementale. Il intervient à la fois en milieu ouvert et en milieu fermé, auprès des personnes incarcérées (prévenues ou condamnées) et sur saisine des autorités judiciaires pour les mesures alternatives aux poursuites, présentencielles et postsentencielles.
La mission essentielle du SPIP est la prévention de la récidive, à travers :
- l'aide à la décision judiciaire et l'individualisation des peines
- la lutte contre la désocialisation
- la (ré)insertion des personnes placées sous-main de Justice
- le suivi et le contrôle de leurs obligations.
Composition et effectifs du service
Le Service Pénitentiaire d'Insertion et de Probation du Haut Rhin est organisé en 3 antennes :
- une antenne mixte à Mulhouse, incluant le CP Mulhouse-Lutterbach
- une antenne mixte à Colmar, incluant la SAS
- une antenne à Ensisheim - Maison Centrale.
Un pôle de surveillance électronique est également présent, au niveau du siège.

Le Service Pénitentiaire d'Insertion et de Probation du Haut Rhin est composé à ce jour de :
- Une équipe d'encadrement de 7 agents : 1 DFSPIP, 1 adjoint au DFSPIP, 2 DPIP responsables d'antennes, 1 DPIP de pôles, 1 DPIP Responsable partenariat, 1 Attachée d'administration
- 60 Conseillers Pénitentiaires d'Insertion et de Probation
- 1 Assistante de service social, 1 coordonnateurs d'activités, 1 éducateur
- 14 Personnels administratifs
- 6 Personnels de surveillance (DDSE)

Le secrétaire soutien aux services administratifs vient en soutien des personnels administratifs des antennes (formation et accompagnement à la montée en compétence, harmonisation des pratiques et des procédures, outils de pilotage et outils statistiques ...), en lien avec les DPIP.

Le secrétaire administratif assure également:

Suivi budgétaire

- Rédiger les conventions de prestation de service et de placement extérieur en lien avec le DFSPIP ou son adjointe et en assurer le suivi.

- Assurer le suivi du PPAIP (contrôle des émargements, des prescriptions validées et facturation).

- Assurer le suivi des commandes ACT selon le budget alloué.

- Saisir et valider les DA, saisir les Services Faits, saisir les fiches coms dans l'application CHORUS Formulaire/Coeur.

Gestion parc automobile

- Gérer le parc automobiles (prises de RDV, suivi des entretiens des véhicules, des réparations, suivi du tableau de réservation du siège, ...).

Suivi bâtimentaire

- Assurer le suivi des travaux à réaliser et garantir le contrôle et la maintenance obligatoire pour l'antenne de Mulhouse milieu ouvert.

Autres tâches

- Valider les OM en cours des agents, apporter des conseils aux agents dans l'utilisation de l'outil CHORUS DT.

- Participer à l'harmonisation des pratiques administratives en MO et MF.

- Elaboration et suivi de tableaux de bord.

- Statistiques sur histogrammes, courbes, graphiques.

- Assurer la polyvalence du service en l'absence de l'AA de l'économat.

- Venir en soutien des agents administratifs (SA et AA) en cas de besoin.

- Assurer les missions de CLSI pour le Siège (demandes des agents via ASSIST, mise à jour des listes de diffusion des mails, recensement du matériel, sécurité informatique en qualité d'agent assurant la mission d'Assistant Local Sécurité Numérique (ALSN) ).

Le titulaire du poste participe à la bonne organisation et au bon fonctionnement des services administratifs du service pénitentiaire d'insertion et de probation départemental, en lien avec l'attachée. Il est placé sous l'autorité hiérarchique du directeur fonctionnel du SPIP.

Il assure de façon autonome l'instruction de demandes et de dossiers permettant la réalisation du produit attendu par les responsables. Il travaille en binôme avec l'adjointe administrative positionnée en autonomie sur ces fonctions (remplacement en cas d'absence, tâches spécifiques)

Connaissances

Savoir-faire
Environnement administratif, institutionnel et politique

Analyser un besoin
Règles et processus budgétaires et comptables

Communiquer
Techniques de rédaction administrative

Conduire un projet, une démarche
Maitrise des outils et logiciels informatiques du secrétariat

Prise d'initiative
Suivi des conventions

Statistiques


Savoir-être


Sens des relations humaines et du travail en équipe


Capacité d'adaptation, polyvalence

Sens des responsabilités

Maîtrise de soi

Rigueur, Discrétion et sens du service public

Savoir-faire
Analyser un besoin
Communiquer
Conduire un projet, une démarche
Prise d'initiative

Expériences professionnelles antérieures souhaitées

Connaissance du SPIP sollicitée, mais non obligatoire - Idem pour la connaissance de l'administration pénitentiaire.

Offres de formation associées à votre prise de poste

Découverte d'un SPIP

Découverte d'un établissement pénitentiaire

Découverte des logiciels professionnels utilisés