Assistant de Gestion H/F - les 3 Parcs

L'entreprise LES 3 PARCS gère trois Restaurants Inter-Entreprises (RIE) situés au coeur du bassin d'activité de Cergy-Pontoise.
Dans le cadre d'un remplacement pour congé maternité, nous recherchons un(e) Assistant(e) de gestion rigoureux(se) et polyvalent(e) pour assurer le bon fonctionnement administratif, relationnel et opérationnel de nos structures.
Vos Missions Principales
1. Gestion administrative & gouvernance
- Secrétariat : accueil téléphonique, traitement et classement du courrier entrant/sortant, archivage.
- AG & Instances : préparation des assemblées générales (convocations, vérification du quorum, ordres du jour, tenue des registres de présence, suivi et archivage des comptes rendus).
- Suivi de l'actionnariat : mise à jour continue du registre des actionnaires (départs/arrivées, ordres de mouvement, contrôle de conformité).
- Instances paritaires : organisation des commissions de restauration.
2. Achats, suivi prestataires & sécurité
- Achats courants : commandes de fournitures, petits équipements .
- Gestion des prestataires : suivi du respect des cahiers des charges (prix, délais, qualité), contrôle de la facturation.
- Qualité de la restauration : contrôle de la conformité de l'offre alimentaire par rapport aux engagements contractuels du prestataire.
- Sécurité & conformité : suivi du calendrier des contrôles réglementaires et tenue des registres de sécurité.
3. Relation clients, communication & services aux usagers
- Services RIE : gestion des badges RIE (création, réédition, clôture et remboursement de solde). Gestion des demandes de réservations des salles de réunion et de prestations annexes (pauses café).
- Relations institutionnelles : interface avec la Mairie, la Communauté d'Agglomération et les acteurs locaux (sécurité, espaces verts, gestion des déchets).
- Communication digitale : mise à jour du site web (publication des menus hebdomadaires et des actualités, réponse aux demandes des convives).
4. Support informatique & logistique
- Déclaration et suivi des incidents informatiques en lien avec les prestataires (caisses, FAI, TPE).
- Suivi de la maintenance courante et gestion des besoins logistiques des RIE.
Profil Recherché
- Expérience : 5 ans minimum sur un poste similaire.
- Compétences techniques :
o Maîtrise impérative du Pack Office (Word, Excel, Outlook).
o La connaissance du système de caisse PI Électronique est un plus.
- Aisance relationnelle & rédactionnelle : excellente communication orale et écrite.
- Savoir-être : rigueur, autonomie, sens de l'organisation, proactivité et capacité à rendre compte à la hiérarchie.
- Permis B indispensable : déplacements entre nos sites à prévoir avec un véhicule de service.
Conditions & Avantages
- Horaires :
Temps plein (35 h/semaine) : 8 h 30 - 16 h 00, du lundi au vendredi.
Ou Temps partiel (28 h/semaine) : répartition sur 4 jours.
- Restauration : repas du midi pris sur place dans nos RIE (pris en charge / avantage en nature).
- Stationnement : place de parking mise à disposition.
- Santé : mutuelle d'entreprise.

Experience: 5 An(s)

Compétences: Assistant de gestion,Assistant de gestion et d'administration d'entreprise,Bureautique et outils collaboratifs,Planification des tâches et gestion des priorités,Analyser les besoins en fournitures de bureau et gérer les approvisionnements,Assurer la gestion administrative d'une activité,Classer des documents,Gérer les appels téléphoniques entrants et sortants,Maintenir à jour les dossiers administratifs,Planifier et organiser des réunions,Rédiger un compte rendu de réunion,Suivre un contrat, vérifier le respect des clauses contractuelles,Utiliser les outils numériques

Langues: Français exigé

Permis: B - Véhicule léger exigé

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Autres services de restauration n.c.a.

Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.