Secrétaire H/F - Agerin
- Varilhes - 09
- CDI
- Agerin
Les missions du poste
AGERIN SAS est un bureau d'études spécialisé en aménagement et gestion des risques naturels, intervenant en ingénierie hydraulique et environnementale (études de crues, submersion marine, modélisation hydraulique, dossiers loi sur l'eau.) pour des clients publics et privés.
Basée à Varilhes (Ariège), la société est soumise à la convention collective Syntec.
Sous l'autorité du Président et de la Directrice Adjointe, le ou la secrétaire assure le secrétariat courant de la société (courrier, agenda, classement, rédaction et mise à jour de pièces administratives) et apporte un appui administratif à la direction et aux équipes.
Vos missions principales :
- Accueil téléphonique
- Réception, tri, distribution et affranchissement du courrier
- Frappe et mise en forme de courriers, comptes rendus et documents divers
- Classement et archivage des dossiers, papier et numérique
- Gestion des fournitures de bureau et suivi des commandes courantes
- Appui administratif divers (frappe de documents, mise à jour de tableaux de suivi, numérisation)
- Tenue à jour des pièces administratives des marchés publics, dont dossiers de références
- Préparation des dossiers de marchés publics (dossier administratif) et télétransmission
- Appui à la rédaction des pièces pour l'obtention de qualifications OPQIBI
- Rédaction des pièces pour le renouvellement des agréments
- Rédaction et suivi des pièces attestant de la bonne réalisation des dossiers et chantiers clients
Maitrise des outils informatiques
Planning à définir ensemble
Le profil recherché
Experience: Débutant accepté
Compétences: Bureautique et outils collaboratifs,Rédaction d'écrits professionnels,Techniques de gestion administrative,Classer des documents,Gérer les agendas et planifier des rendez-vous,Mettre à jour un dossier, une base de données,Analyser les besoins en fournitures de bureau et gérer les approvisionnements,Archiver des dossiers et documents de référence,Assurer la confidentialité des données,Assurer la gestion administrative d'une activité,Assurer la liaison avec les fournisseurs pour les commandes de bureau,Effectuer le suivi des dossiers clients et des procédures en cours,Maintenir à jour les dossiers administratifs,Organiser des réunions et rédiger les comptes rendus,Réalise le traitement administratif de dossiers (frappe de courriers, mise en forme de documents, etc.),Renseigner, mettre à jour une documentation technique,Répondre aux appels téléphoniques, mails, tchat et renseigner les clients,Répondre aux demandes d'information internes et externes,Utiliser les outils numériques,Veiller au respect des échéances administratives,Aptitude au travail en équipe,Bonnes expression orales,Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel...),Organisation, rigueur et méthode,Autonomie et sens de l'initiative,Bonnes capacités rédactionnelles,Discrétion et respect de la confidentialité,Sens de l'accueil et du relationnel
Langues: Français exigé
Qualification: Employé qualifié
Secteur d'activité: Ingénierie,études techniques
Liste des qualités professionnelles:
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Compétences: Bureautique et outils collaboratifs,Rédaction d'écrits professionnels,Techniques de gestion administrative,Classer des documents,Gérer les agendas et planifier des rendez-vous,Mettre à jour un dossier, une base de données,Analyser les besoins en fournitures de bureau et gérer les approvisionnements,Archiver des dossiers et documents de référence,Assurer la confidentialité des données,Assurer la gestion administrative d'une activité,Assurer la liaison avec les fournisseurs pour les commandes de bureau,Effectuer le suivi des dossiers clients et des procédures en cours,Maintenir à jour les dossiers administratifs,Organiser des réunions et rédiger les comptes rendus,Réalise le traitement administratif de dossiers (frappe de courriers, mise en forme de documents, etc.),Renseigner, mettre à jour une documentation technique,Répondre aux appels téléphoniques, mails, tchat et renseigner les clients,Répondre aux demandes d'information internes et externes,Utiliser les outils numériques,Veiller au respect des échéances administratives,Aptitude au travail en équipe,Bonnes expression orales,Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel...),Organisation, rigueur et méthode,Autonomie et sens de l'initiative,Bonnes capacités rédactionnelles,Discrétion et respect de la confidentialité,Sens de l'accueil et du relationnel
Langues: Français exigé
Qualification: Employé qualifié
Secteur d'activité: Ingénierie,études techniques
Liste des qualités professionnelles:
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.