Secretaire de Direction - Secrétaire Administratif Agent de Catégorie B H/F - Service Public

Le décalage horaire par rapport au territoire hexagonal est de -12 heures en été et -11 heures en heure d'hiver métropolitaine. Ainsi lorsqu'il est 9h du matin à Paris, heure d'été, il est 21h la veille à Tahiti. L'unité monétaire en Polynésie Française est le franc pacifique (FCFP ou XPF), lié à l'euro : 1 000 francs CPF = 8,38 euros.

La cour d'appel de Papeete occupe le site principal Avenue Pouvanaa a Oopa qu'elle partage avec le tribunal de première instance ;
D'importants travaux de désamiantage, de rénovation et réaménagement des locaux.

La cour d'appel de Papeete, juridiction du second degré, juge les affaires de première instance frappées d'appel.

Elle est composée de 25 fonctionnaires et contractuels de catégorie A, B et C :

- 1 directeur de greffe, 1 directrice de greffe adjointe, 2 chefs de cabinet des chefs de cour, 1 chargé de mission zone de défense et de sécurité (cat. A)

- 1 cadre greffière (cat. A)

- 9 greffiers et greffiers principaux (cat. B)

2 secrétaires administratives (cat. B)

- 5 adjoints administratifs (cat. CB)

- 3 adjoints techniques (cat. CT)

Et de 16 magistrats du siège (11) et du parquet (5), outre 3 attachés de justice.

Vos activités principales

- Service centralisateur des frais de justice

- Gestion des jurés d'assises (accueil et information sur les modalités d'indemnisation, traitement des mémoires)

- Gestion des mémoires d'AJ des auxiliaires de justice (huissiers, experts ...)

- Recouvrement de l'aide juridictionnelle

- Programmation et remise des badges, des télécommandes de portail de parking, et clefs d'accès à la juridiction

- Etablissement des autorisations de stationnement

- Mise à jour de l'annuaire téléphonique et de la signalétique des bureaux

Vos activités secondaires

Renforcement du secrétariat du directeur de greffe en cas d'urgence ou absence de la secrétaire du DG :

- Gestion des fournitures de bureau

- Réservation des véhicules de service

- Achat des rations alimentaires pour les jurés d'assises (snacks, gâteaux, café)

- Suivi RH du greffe (établissement des tableaux d'astreintes, des ordres de mission et autres documents le cas échéant)

- Suivi budgétaire, le cas échéant

- Gestion de la badgeuse, le cas échéant

- Gestion des candidatures à une mutation (directeurs des services de greffe judiciaires, secrétaires administratifs, adjoints techniques) le cas échéant

- Gestion et traitement des interventions de maintenance, le cas échant

Les activités principales et secondaires listées restent modifiables en fonction des circonstances.

Nombre d'agents à encadrer

A B C ? Sans objet

Spécificités du poste / Contraintes / Sujétions

Poste soumis à une habilitation au Secret de la défense nationale OUI NON ?

Moyens mis à votre disposition (matériel, logiciels spécifiques, véhicules...)

Ultraportable, Chorus Formulaires, Kélio ...

Les activités du service (voir description du poste)

Composition et effectifs du service

1 SA et 1 AA

Votre hiérarchie

Le directeur de greffe et la directrice de greffe adjointe

Vos interlocuteurs métiers

Les magistrats, fonctionnaires et contractuels du TPI et de la cour ainsi que les agents du SAR

Les auxiliaires de justice (avocats, huissiers de justice ...)

Les collaborateurs occasionnels (experts, interprètes ...)

Les prestataires dans le cadre de l'exécution budgétaire

CE POSTE EST UNIQUEMENT OUVERT AUX AGENTS TITULAIRES

CONNAISSANCES:

Circuits administratifs
Organisation judiciaire et administrative
Outils bureautiques
outils de communication
Statut général de la fonction publique et statut particulier

SAVOIR ETRE:

Avoir le sens de l'organisation
Avoir le sens des relations humaines
Etre à l'écoute
Etre autonome
Etre réactif

Faire preuve d'initiative
Faire preuve de capacité d'adaptation
Faire preuve de discrétion
Savoir anticiper

SAVOIR FAIRE :

Alimenter les tableaux de bord et statistiques
Appliquer les texteslégislatifs et réglementaires
Maîtriser les nouvelles technologies
Maîtriser les rédactions particulières à l'emploi
Maîtriser les techniques de classement et d'archivage
Maîtriser les techniques d'accueil physique et téléphonique
Organiser sa charge de travail
Travailler en équipe