Collaborateur·trice de Direction - Udsis H/F - Etablissements publics de coopération intercommunale

Placé(e) directement auprès du Directeur des Services, le-la collaborateur -trice de direction assure une mission d'appui, de coordination et d'interface indispensable au fonctionnement de la Direction.
Il-elle assure le secrétariat de direction, la gestion de l'agenda du Directeur des Services, l'organisation des réunions et déplacements, la circulation des informations entre la Direction, les élus et les différents services de l'UDSIS.
Il-elle constitue à ce titre une interface privilégiée entre l'UDSIS et ses partenaires institutionnels. Il-elle participe activement à la qualité de l'accueil, de la représentation et de l'image de l'établissement.

Consultez le détail complet de l'offre sur la page https://www.emploi-territorial.fr/offre/o066260916001106-collaborateur-trice-direction?pk_campaign=ep ou en cliquant sur le bouton "Postuler sur le site employeur".

Pré-requis:
- Connaissances administratives et respects des consignes internes ;
- Diplôme niveau 4
Savoirs :
- Connaissances du statut de la Fonction Publique Territoriale
- Maîtrise des règles juridiques d'élaboration des actes administratifs
- Connaissances du cadre réglementaire de la responsabilité civile et pénale
- Connaissance des acteurs institutionnels et des partenaires publics.
- Connaissance des règles et usages de la communication institutionnelle.
- Connaissance des principes de protocole et de représentation.
- Maîtrise des techniques de secrétariat et d'assistance de direction.
- Connaissance des techniques d'organisation de réunions et d'évènements.
- Grande capacité rédactionnelle, d'écoute et de diplomatie.

Savoir-faire :
· Organiser et prioriser les activités d'une direction.
· Gérer un agenda complexe et des sollicitations multiples.
· Organiser des réunions, déplacements et évènements institutionnels.
· Préparer des dossiers pour les élus et la Direction.
· Rédiger et mettre en forme des documents administratifs.
· Identifier les interlocuteurs pertinents et faciliter leur mise en relation.
· Assurer le suivi des demandes et des échéances.
· Gérer simultanément plusieurs dossiers.
· Travailler en transversalité avec différents services.
· Adapter sa communication à des interlocuteurs variés, notamment aux élus et aux représentants institutionnels.
· Autonomie
· Faire preuve de discrétion et respecter la confidentialité des informations.
Savoir être :
· grande disponibilité ;
· réactivité et capacité d'adaptation ;
· sens aigu des relations publiques ;
· excellent relationnel, notamment avec les élus ;
· aisance dans les relations institutionnelles ;
· sens du service public ;
· sens de la représentation et de l'image de l'institution ;
· diplomatie et maîtrise de soi ;
· discrétion et confidentialité ;
· esprit d'initiative et capacité à anticiper ;
· autonomie et sens de l'organisation ;
· rigueur ;
· capacité à travailler dans l'urgence et à gérer les imprévus ;
· aptitude au travail transversal ;
· qualités rédactionnelles et expression orale adaptées à un environnement institutionnel.
Une attention particulière est portée à la qualité du contact avec les élus, partenaires institutionnels et visiteurs, la collaboratrice de direction étant directement associée à l'image et à la représentativité de l'UDSIS.