Secrétaire des Élus - Commune de Cilaos H/F - Communes

Sous l'autorité directe de la Direction Générale des Services, l'agent :
- Assure le fonctionnement du secrétariat de la Maire et des élus :
- Accueil et relation avec les administrés
- Assistante administrative de la Maire et des élus
- Organisation et planification des réunions
- Apporte une aide permanente en termes d'organisation personnelle, de gestion, de communication, d'information, d'accueil, de classement et de suivi de dossier.
- Est le relais entre les élus, le cabinet de la Maire et les personnes extérieures

Activités secondaires :
Travail sur les dossiers spécifiques en lien avec les priorités de l'élu.

Organisation permanente de la vie professionnelle de l'élu :
- Organiser l'agenda et prendre des rendez-vous en fonction des priorités.
- Rédaction d'écrits et de prises de paroles.
- Rappeler des informations importantes et transmettre les messages.
- Organiser les déplacements.
- Enregistrement du courrier.
- Etablir une relation de confiance.
- Accueil physique et téléphonique des administrés et autres personnes souhaitant prendre contact avec les élus.
- Gérer le protocole (cérémonies officielles)
Réalisation et mise en forme de travaux de bureautique :
- Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers.
- Réaliser la saisie de documents de formes et contenus divers.
- Organiser le classement et l'archivage des dossiers.
Accueil téléphonique et physique du secrétariat :
- Renseigner les interlocuteurs et relayer si nécessaire vers l'interlocuteur compétent.
- Adapter son discours en fonction de l'interlocuteur.
- Recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques et les courriers informatiques.
Organisation et planification des réunions :
- Rédiger les ordres du jour en concertation avec l'élu.
- Intégrer les priorités du service dans la gestion quotidienne des activités du secrétariat.
- Renseigner des tableaux de suivi des activités du service.
- Respecter les délais de transmission de documents avant la réunion.
- Prendre des notes lors des réunions et rédiger des comptes rendus.

Profil du poste :
Connaître l'environnement territorial et les acteurs publics
Être rigoureux, réactif et autonome
Disposer d'une bonne expression orale et écrite
Avoir un sens pointu de l'organisation
Définir des priorités et gérer des urgences
S'adapter aux divers interlocuteurs
Superviser un agenda et les prises de rendez-vous
Être à l'aise avec les outils informatiques et les logiciels de bureautique
Avoir le sens du contact
Faire preuve de discrétion
Respecter le devoir de réserve
Relations fonctionnelles
Le(a) secrétaire des élus connaît les rouages et le fonctionnement des collectivités locales ainsi que les délégations politiques.
Bon relationnel avec la Maire et les élus, le DGS, les chefs de service
Relations avec les administrés
Relationnels ponctuels avec les différents partenaires territoriaux
Disponibilité, aisance rédactionnelle et discrétion sont les qualités indispensables pour exercer cette profession.
Contraintes du service
Savoir gérer les priorités
Faire face aux mécontentements des administrés ou à leurs nombreuses doléances
Contraintes horaires
Respect des obligations de discrétion et confidentialité
Disponibilité vis-à-vis des cadres