Assistante Administrative Service Etudes et Ingénierie - Commune de Pamandzi H/F - Communes

Sous l'autorité du Responsable du Service Études & Ingénierie des Travaux Publics, l'assistante administrative assure le secrétariat, le suivi administratif et la gestion des dossiers liés aux études, aux opérations de travaux publics et aux projets d'aménagement de la commune.

Elle contribue à la bonne organisation et à la traçabilité des dossiers du service, en lien avec les services municipaux, les entreprises, les bureaux d'études, les maîtres d'oeuvre et les partenaires institutionnels.

Assistance administrative du service
Assurer l'accueil téléphonique et le traitement des demandes du service ;
Rédiger et mettre en forme les courriers, notes, comptes rendus et documents administratifs ;
Organiser les réunions, rendez-vous et visites de chantier ;
Préparer les dossiers nécessaires aux réunions et aux rendez-vous ;
Assurer le suivi des courriers et des échanges avec les différents interlocuteurs ;
Tenir à jour les tableaux de suivi des études et des opérations.
Suivi administratif des études et travaux
Constituer et mettre à jour les dossiers administratifs des opérations ;
Assurer le suivi des demandes de devis, courriers et pièces administratives ;
Participer au suivi administratif des marchés publics de travaux et de prestations intellectuelles, en lien avec les services compétents ;
Suivre les échéances, délais et étapes des opérations ;
Préparer les documents nécessaires au suivi des prestations des entreprises et bureaux d'études ;
Assurer les relances auprès des différents intervenants lorsque nécessaire ;
Participer au suivi administratif et financier des opérations en lien avec les services finances et marchés publics.
Gestion et archivage des dossiers
Classer et archiver les documents relatifs aux études et aux travaux ;
Assurer la dématérialisation et la mise à jour des dossiers ;
Veiller à la bonne conservation des pièces administratives et techniques ;
Assurer la diffusion des documents aux interlocuteurs concernés ;
Participer à la constitution des dossiers de fin d'opération et à leur archivage.

Une expérience dans le secrétariat administratif, le suivi de dossiers techniques ou au sein d'une direction des services techniques serait appréciée.

Une connaissance de l'environnement des travaux publics, des marchés publics ou du fonctionnement d'une collectivité territoriale constitue un atout.