ou un Secrétaire Médical Poste N°A-7199 - Collectivite Europeenne d'Alsace H/F - Conseils départementaux

La Direction des Ressources Humaines pilote la mise à disposition et l'optimisation des ressources et des compétences nécessaires au déploiement des politiques publiques au service des usagers. Forte de 173 collaborateurs, elle vient en appui fonctionnel de l'ensemble des directions de la Collectivité européenne d'Alsace et veille au maintien de conditions de travail qui garantissent la santé et la sécurité des 6500 agents publics qui la composent.

Elle est en charge du pilotage de la masse salariale, de l'application des évolutions réglementaires et technologiques des dispositifs de gestion RH et de la construction d'un dialogue social de qualité.

Dans un contexte de mutation des organisations, elle accompagne les agents et les services dans la conduite du changement et dans l'évolution des parcours professionnels, par l'élaboration d'une politique de Gestion Prévisionnelle des Emplois, des Effectifs et des Compétences (GPEEC) et d'une culture managériale commune.

Mission du poste :

Mission du poste :

Sous l'autorité de la responsable du Service Accompagnement Médico-Social des Agents le ou la secrétaire médicale assure également un rôle de coordination administrative du suivi médical des agents de la collectivité en lien avec le médecin du travail interne ou les associations interentreprises de santé au travail selon le secteur et l'organisation territoriale.

Fonctions :

A ce titre, ses activités principales sont les suivantes :

- Déclare les effectifs à suivre et met à jour la liste durant l'année (arrivée, départ...)
- Organise les visites médicales obligatoires (visite d'information et de prévention, visite d'embauche) et visites à la demande, selon l'organisation territoriale
- Assure la gestion administrative préalable aux convocations médicales (réception et transmission des convocations aux agents, inscription agenda ...)
- Intègre dans le logiciel médical les conclusions des médecins
- Assure le suivi des visites médicales périodiques et des examens non périodiques des agents, ainsi que l'enregistrement des avis d'aptitude émis par le médecin
- Accueille et renseigne en face à face ou téléphoniquement les agents sur les différents types de visite et les modalités d'organisation et oriente vers l'interlocuteur approprié
- Saisit et met en forme les courriers et tout document à destination interne ou externe, en s'assurant de leur conformité avec la charte courrier et les expédie si nécessaire
- Assure la coordination administrative entre le(s) médecin(s) du travail et les services de la collectivité en centralisant et assurant la transmission des correspondances
- Transfère les dossiers médicaux
- Assure le remplacement des urgences durant les congés, des deux autres collègues secrétaires afin d'assurer une continuité du service
- Vérifie les factures à payer en lien avec les visites (périodique, embauche, absence)

Profil de recrutement :

- Maîtrise des outils bureautiques (word, excel, outlook, powerpoint)
- Capacité à adapter sa communication à l'interlocuteur
- Capacité à prendre des notes, rédiger des compte-rendu et des documents administratifs courants
- Capacité à gérer les agendas en fonction des priorités
- Maîtrise de soi
- Qualité d'écoute et sens de l'accueil
- Discrétion, respect du secret professionnel
- Réactivité
- Esprit d'équipe
- Sens du service rendu à l'usager

Spécificités du poste :

- Recrutement ouvert aux candidats titulaires dans le cadre d'emploi des rédacteurs territoriaux, à défaut par voie contractuelle (CDD d'un à trois ans renouvelable)
- Poste à temps complet basé à l'Hôtel d'Alsace à Strasbourg.