Chargée du Courrier Gestion des Dossier Rendez-Vous et Suivi Protocolaire - Commune de Miramas H/F - Communes

Poste : Chargée du courrier du Maire et de son cabinet - Gestion des dossiers rendez-vous - Suivi protocolaire.

Service : Cabinet du Maire

MISSIONS :
- Recueille et traite les informations nécessaires au fonctionnement du cabinet et des rendez-vous du Maire.
- Suit les dossiers en liens avec les services et les gère selon l'organisation de la collectivité.
- Assure la polyvalence le suivi des courriers postaux ou numériques reçus et envoyés par le Maire et toutes les obligations afférentes.

OBJECTIFS :
Intégrée au cabinet du Maire et placée sous l'autorité du hiérarchique de la directrice de cabinet, la chargée du courrier et des rendez-vous du Maire et du Cabinet assure la réception, la répartition, le suivi et l'élaboration des réponses ainsi que la constitutions des dossiers du Maire.

ACTIVITÉS :
- Réception des appels téléphoniques des administrés, des partenaires et des interlocuteurs institutionnels.
- Réception, traitement et diffusion des courriers arrivés en lien avec la direction générale des services.
- Réception et traitement des courriers du maire en lien avec la directrice de cabinet
- Élaboration des réponses et répartition des courriers annotés par le directeur de cabinet et le maire.
- Suivis des demandes auprès des services en amont et en aval du traitement
- Diffusion de l'information auprès des interlocuteurs internes et externes dans la suite des "courriers de décisions"
- Classement et archivage des courriers et demandes
- Reporting auprès des directeur de cabinet et des membres de l'équipe cabinet
- Anticipation des rendez-vous de Maire, recherche et constitution des éléments de dossiers en lien avec la directrice de cabinet.
- Appui à la gestion du fichier protocolaire
- Appui à la relecture de la communication du cabinet

COMPÉTENCES ATTENDUES :
Savoir-faire :
- Réception des appels téléphoniques
- Réception, traitement et diffusion d'informations
- Réalisation de travaux bureautiques
- Suivi de la planification des réunions et de l'agenda de l'équipe
- Tri, classement et archivage de documents
- Suivi et mise en forme des dossiers administratifs
- Exécution et suivi des procédures et décisions administratives

Savoir-être :
- Autonomie, facilitateur des relations
- Sens de l'organisation, rigueur, réactivité
- Disponibilité, initiative et anticipation
- Bon relationnel, aptitude pour le travail en équipe , sens des relations humaines et diplomatie

PARTICULARITES :
- Travail au bureau
- Horaires fixes imposées, liées à l'accueil du public, travail éventuellement le samedi par roulement.
- Contraintes horaires en fonction de l'affectation au sein des services.
- Respect des obligations de discrétion et de confidentialité
- Disponibilité vis-a-vis du ou des cadres auprès desquels elle travaille.