Secrétaire d'Accueil - Assistant·e de Direction H/F - Ass Centres Socio Culturels

Le Centre Social Wittacité - association d'éducation populaire, agréé Centre Social par la CAF propose des activités à caractère social, éducatif, culturel et de loisirs en direction de la population de son territoire d'intervention de Wittelsheim. Le Centre Social Wittacité est un lieu d'animation de la vie sociale de Wittelsheim permettant aux habitants d'exprimer, de concevoir et de réaliser leurs projets. Les services de proximité, les activités (éducatives, culturelles, de loisirs, familiales et sociales) et les projets proposés visent à favoriser le lien social, familial, intergénérationnel ainsi qu'à promouvoir les initiatives des habitants.

Le Centre Social Wittacité recrute un.e secrétaire en charge de l'accueil-secrétariat et de l'assistance de direction administrative, CDI à temps plein.

Mission globale : Sous l'autorité de la directrice, le/la secrétaire d'accueil (H/F) est chargé(e) de l'accueil des publics et de leur orientation ainsi que des tâches administratives qui en découlent. Le/la Secrétaire d'accueil est le 1er contact avec les habitants, les partenaires et les adhérents. Il/elle assure un accueil inconditionnel et contribue à la communication du projet social et des actions de la structure Il.Elle travaille en étroite collaboration avec la directrice du CS pour une assistance administrative.

Description des missions :

Dans le cadre de la fonction chargé d'accueil -secrétariat et communication :
- Tenir les permanences d'accueil du public
- Animer et gérer l'espace d'accueil
- Informer et accompagner les publics dans leurs recherches et/ou leurs besoins
- Assurer le suivi des dossiers des adhérents du CS
- Effectuer les tâches administratives afférentes à l'accueil
- Mettre en oeuvre le plan de communication du CS : - mise à jour du site internet et des supports de communication (flyers, newsletter..)

Dans le cadre de la fonction Assistance de direction :
- Organiser et préparer la logistique des évènements professionnels (réunions, rencontres institutionnelles, repas.)
- Préparer et contrôler les dossiers confiés par la direction en assurant leur suivi
- Collecter les indicateurs et compléter les tableaux de bord (bilan, évaluation, mesure d'impacts.)
- Contribuer à l'organisation et à la mise en oeuvre des temps forts de l'association, aux cotés de l'équipe

Profil recherché : compétences et ressources à mobiliser :
- Savoirs et savoirs faire
Connaissance des logiciels informatiques de secrétariat obligatoires (word/ excel.)
La maîtrise des outils informatiques et de communication est un plus :
Site Internet : WordPress
Base de données des adhérents : Inoé
Supports et visuel : Canva
Aisance rédactionnelle

- Savoirs être
Engagé.e, volontaire et sens de l'initiative
Exigence, autonomie, rigueur, assiduité, discrétion et sens de l'organisation, priorisation
Ouverture aux autres, bienveillance, sens de l'écoute et du relationnel
Dynamisme, enthousiasme et capacité à travailler en équipe
L'adhésion aux valeurs des centres sociaux et/ou une expérience à un poste similaire seront appréciées.
Aisance relationnelle

Experience: 24 Mois

Compétences: Accueillir, orienter, renseigner un public,Identifier, traiter une demande client,Connaître/maîtriser les outils informatiques ,Maîtrise des techniques d'accueil, d'information ,Maitrise des techniques de communication

Permis: B - Véhicule léger souhaité

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Accueil de jeunes enfants

Liste des qualités professionnelles:
Etre à l'écoute, faire preuve d'empathie : Capacité à écouter activement, réceptionner des informations et messages, faire preuve d'ouverture d'esprit et de diplomatie.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.