Agent d'Accueil Polyvalent H/F - Nantes Université

Localisation : INSPÉ - site de formation d'ANGERS (49) - 7 rue Dacier -

Place de l'agent dans l'organigramme : L'agent recruté sera placé sous l'autorité hiérarchique directe de la Responsable administrative et financière du site de formation d'Angers.

Les missions du service : Mettre en oeuvre et maintenir le fonctionnement du site afin que les missions de formation et de recherche de l'Inspé puisse s'y tenir.

Composition du service (effectif) : Logistique : Accueil et entretien (5 agents) + maintenance (2 agents) ; Secrétariat (3 agents).

Personnels localisés sur le site mais gérés au niveau académique : Audiovisuel et Informatique (2 agents) ; Une bibliothèque universitaire (3 agents) est également présente sur site, elle est rattachée au Service Commun de Documentation de Nantes.

Missions
Mission principale: Assurer la tenue de la loge d'accueil
- Procéder à l'ouverture du site si prise de poste en début de journée (levée d'alarme, ouverture des bâtiments et des espaces en accès libre, contrôle visuel)
- Garantir l'accueil physique et téléphonique des usagers et des visiteurs, les informer/orienter
- Réceptionner les livraisons et le courrier
- Contrôler les accès au parking
- Remettre les clés des salles selon le planning d'occupation
- Affranchir le courrier, tenir le fichier de suivi des coûts d'affranchissement
- Assurer les travaux de reprographie à la demande des enseignants
- Assurer la réservation des voitures et faire remonter au service maintenance les problèmes potentiels liés à l'utilisation des voitures
- Assurer une veille sécuritaire (système de sécurité incendie, application de consignes Vigipirate)
- Assurer le ménage de la loge
- Procéder à la fermeture du site si horaires de fin de journée (contrôle de l'ensemble des bâtiments, vérification et fermeture des portes et accès, mise sous alarme)

Missions complémentaires:
- Mission de communication et de promotion de l'image du site : élaboration de contenus et diffusion de supports de communication sur les différents canaux : écrans, lettres d'informations, affichage, page internet; mise en oeuvre de l'évènementiel du site.
-Mission administrative/de gestion liée à la vie du site et de soutien au secrétariat du site dans la mise en oeuvre d'actions : création et mise à jour de supports numériques (tableaux excel); élaboration de tableaux statistiques de suivi des stocks de petit matériel, produits d'entretien et consommables (vie de site, pédagogique, entretien); organiser le rangement et garantir le bon fonctionnement du matériel et des équipements liés à la vie du site et l'entretien; anticiper les besoins et préparer les commandes en fonction du budget alloué.
- Mission d'entretien des locaux en cas d'absences prolongées des agents logistiques

- Formation et/ou qualification : accueil, entretien, formation administrative

- Expériences antérieures souhaitées pour occuper le poste : minimum 2 à 5 ans

- Poste ouvert aux agents susceptibles de se prévaloir d'une priorité légale conformément aux dispositions de l'article 60 de la loi du 11 janvier 1984 portant dispositions statutaires relatives à la fonction publique de l'État (sur présentation d'un justificatif).

Compétences et connaissances requises

Savoirs généraux, théoriques ou disciplinaires :

Réglementation en matière d'hygiène et de sécurité (notion de base); méthodologie de la logistique (notion de base); matériels d'alarme et de surveillance (notion de base); environnement et réseaux professionnels (notion de base); contraintes liées aux immeubles (notion de base); langue française (connaissance générale)

Compétences opérationnelles :

Savoir utiliser les équipements de sécurité (maîtrise); utiliser les logiciels spécifiques à l'activité (notion); travailler en équipe (application); savoir planifier et respecter des délais (maîtrise); appliquer les normes, procédures et règles (application); accueillir et prendre des messages (application); assurer l'entretien courant des outils de l'environnement de travail (application)

Compétences comportementales :

Sens de l'organisation; maîtrise de soi; capacité d'adaptation