RH & Office Manager H/F - Morgan Philips Specialist

Notre client est une scale up dans le secteur de l'intelligence artificielle, il recherche un RH & Office Manager F/H.

Compte tenu de l'étendue des responsabilités (gestion complète de la paie, onboarding/offboarding, veille juridique, recrutement et structuration des politiques RH), ce poste offre une forte dimension de création et d'optimisation des process dans un contexte de structuration.

1. Paie & Administration du personnel

• Interlocuteur principal du cabinet pour l'ensemble de la paie externalisée via MySilae
• Gestion directe de la paie (calcul/saisie des éléments variables, préparation des bulletins de salaire) en coordination avec le cabinet
• Revue mensuelle de l'ensemble des bulletins de salaire avant validation par le General Manager (accès MySilae Enterprise)
• Suivi des anomalies et écarts (ex. : modifications de pass RATP, primes, éléments variables de rémunération)
• Gestion des avantages en nature : véhicules de société, titres-restaurant, abonnements transport (Navigo/RATP)
• Collecte et transmission au cabinet de l'ensemble des informations nécessaires à chaque clôture mensuelle
• Gestion des tableaux de suivi mensuels des conventions de forfait jours cadres
• Mise en place et gestion des titres-restaurant (TR)

2. Onboarding

• Coordination complète de l'arrivée des nouveaux collaborateurs : collecte des documents (pièce d'identité, RIB, fiche d'informations salarié), transmission au cabinet
• Mise en place des accès aux outils (messagerie, Slack, SharePoint, eDocPerso, accès bureaux, badge, etc.)
• Création des signatures e-mail
• Création et mise à jour du Livret du salarié
• Commande du matériel
• Remise du Livret du salarié et présentation détaillée à la nouvelle recrue (environ une journée)
• Support administratif pendant les premières semaines et gestion des questions de suivi

3. Offboarding

• Coordination des départs : solde de tout compte, documents de fin de contrat
• Coordination avec le DAF pour le versement du paiement final
• Suppression des accès informatiques
• Récupération et remise en état du matériel (ordinateur portable, téléphone)
• Relation avec le collaborateur sortant concernant la transmission des documents de fin de contrat

4. Livret du salarié (Employee Book)

• Construction complète du livret d'accueil (valeurs, outils, politique de télétravail, politique de notes de frais, forfait jours, accès aux bureaux, codes d'entrée)
• Mise en forme et diffusion à l'ensemble des collaborateurs
• Document vivant : mise à jour à chaque évolution des politiques internes

5. Règlement intérieur, documents RH et politiques internes

• Rédaction et mise à jour du règlement intérieur
• Création et gestion des 24 tableaux de suivi mensuels du forfait jours (2025-2026, PDF modifiables)
• Organisation et gestion du Legal Drive (droits d'accès, arborescence des dossiers)
• Rédaction et formalisation des politiques internes : notes de frais, informatique/sécurité, télétravail et autres politiques futures
• Diffusion et mise à jour de ces politiques dans le Livret du salarié et le Legal Drive

6. Formation & OPCO

• Gestion de l'affiliation et des contributions annuelles à OPCO Atlas
• Suivi des inscriptions et transmission des documents

7. Questions juridiques & recherche RH

• Recherches et analyses ponctuelles sur des sujets RH/juridiques (ex. : conditions de recrutement de stagiaires au regard de la loi du 10 juillet 2014, risques URSSAF, alternatives juridiques)
• Veille sur les obligations employeur (avantages en nature, frais professionnels, obligations déclaratives)

8. Opérations générales

• Point de contact RH pour l'ensemble des questions des collaborateurs
• Recherche d'un prestataire pour la mise en place des titres-restaurant

9. Recrutement & parcours collaborateur

• Accompagnement des managers tout au long du processus de recrutement (définition des besoins, diffusion des annonces, présélection des candidatures, coordination des entretiens)
• Suivi du parcours collaborateur : intégration, points de suivi, évolution, mobilité interne
• Suivi et pilotage des différents recrutements en cours
• Lancement des vérifications de références/antécédents auprès du prestataire externe en charge et suivi des résultats
• Coordination avec les conseils juridiques pour la rédaction des contrats de travail

10. Office Management

• Gestion quotidienne des locaux (aménagement, propreté, demandes de maintenance, relation avec le propriétaire ou la société de gestion de l'immeuble)
• Gestion des relations avec les fournisseurs et prestataires du bureau (ménage, maintenance, café/snacking, plantes, etc.)
• Commande et suivi des fournitures et consommables de bureau
• Gestion des accès aux bureaux : badges, codes d'entrée, clés, accès visiteurs
• Organisation des événements internes (déjeuners d'équipe, séminaires, célébrations, soirée de fin d'année)
• Gestion du budget lié aux bureaux et suivi des dépenses (factures fournisseurs, coûts des locaux)
• Coordination des déménagements, rénovations ou réorganisations d'espaces si nécessaire
• Gestion des équipements de bureau hors informatique (imprimantes, mobilier, électroménager de cuisine)

Profil
Formation

• Bac +3 à Bac +5 en Ressources Humaines, Droit social ou Gestion minimum.

Expérience

• 4 à 8 ans d'expérience minimum.
• Expérience dans une PME, scale-up ou environnement en forte croissance.
• Habitude de gérer les RH de façon autonome avec paie externalisée.
• Une expérience d'Office Management est indispensable.

Compétences clés

• Gestion RH et administration du personnel
• Paie externalisée et conformité sociale
• Recrutement et expérience collaborateur
• Office management et services généraux
• Gestion de projets et amélioration des process
• Excellentes capacités d'organisation et de coordination
• Autonomie, confidentialité et sens du service
• Anglais courant obligatoire

Conditions

• Rémunération : 45-60K€ selon profil
• Poste à pourvoir en CDI basé à Paris 2ème
• Télétravail : 1 jour/semaine