Assistante Administrative Greta H/F - Gip Formation et Certification pour L'in

Le GIP FCIP est en charge du développement d'activités menées par l'Éducation Nationale au niveau de l'académie de Toulouse dans les domaines de la formation continue des adultes et de l'insertion professionnelle. Il est composé de six entités, dont le GRETA Midi-Pyrénées Nord.

Accueil et information des publics
Assurer l'accueil physique, téléphonique et numérique des usagers
Informer sur l'offre de formation, les modalités d'accès et les dispositifs
Orienter vers les interlocuteurs compétents
Assurer un rôle d'interface entre les publics et le GRETA

Gestion administrative des actions de formation
Constituer, suivre et archiver les dossiers administratifs (stagiaires, conventions, financements.)
Produire et diffuser les documents (convocations, feuilles d'émargement, attestations.)
Assurer la conformité des dossiers dans le respect des procédures et des exigences des financeurs
Mettre en oeuvre les procédures administratives et financières

Organisation logistique et suivi des actions
Participer à l'organisation matérielle des formations (salles, équipements, ressources)
Assurer l'accueil des intervenants et le bon déroulement logistique
Contribuer à l'organisation des examens, jurys et réunions
Participer à la gestion des ressources matérielles

Suivi des données et outils de gestion
Saisir et mettre à jour les données dans les outils métiers (YPAREO, SharePoint, etc.)
Éditer les documents et tableaux de suivi
Contrôler la qualité et la fiabilité des données
Participer au suivi administratif et, selon organisation, au suivi RH (heures, pièces administratives.)
En coordination avec le coordonnateur des RD, assurer la liaison avec le pôle recettes du GIP FCIP dans le suivi des
conventions financières

Appui transversal au fonctionnement du GRETA
Participer à la circulation de l'information entre sites, services et partenaires
Contribuer aux activités administratives générales (courrier, réunions, reporting.)
Participer aux actions collectives (instances, coordination, projets)
Apporter un appui ponctuel aux autres pôles ou services

Qualité
Respecter la démarche qualité et les processus liées à l'activité du GIP FCIP
Participer à la mise en oeuvre de la démarche qualité du GIP FCIP
Réaliser les enquêtes qualité en lien avec la référente qualité

Profil et exigences requises :
Catégorie B
Diplôme minimum requis : Bac
Sens du service et de l'écoute.
Maitriser les logiciels bureautiques (Word, Excel, YPAREO, Office 365.)
Savoir travailler en équipe
Faire preuve de rigueur et d'organisation

Conditions et lieu de travail :
Quotité : 100%
Horaire : 1607 heures annualisées
Emploi basé à Cahors
Déplacements occasionnels
Rémunération : Selon les règles en vigueur dans l'Education Nationale

Experience: Débutant accepté

Compétences: Mettre à jour un dossier, une base de données,Gérer les agendas et planifier des rendez-vous,Classer des documents

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Formation continue d'adultes