Adjoint au Responsable Administratif et Financier H/F - Service Public

L'Unité de Formation et de Recherche (UFR) AES Économie et Gestion a vocation à dispenser des enseignements de formations initiale et continue, adossés à des travaux de recherche dans les domaines des sciences économiques et sociales et des sciences de gestion.

Activité du poste

Gestion des dossiers enseignants, en collaboration avec le RAF:

- Accueil et information des enseignants-chercheurs et des chargés de cours

- Contrôle et suivi des plans de service des enseignants-chercheurs, titulaires et non titulaires (plans de service prévisionnels et définitifs)

- Contrôle et suivi des dossiers administratifs des chargés de cours et des conférenciers en relation avec la DIPEFAS

- Accompagnement des chargés de cours dans la constitution de leur dossier de candidature

- Édition du dossier pédagogique de l'intervenant puis suivi des signatures

- Suivi des demandes d'autorisation de cumuls, des ordres de mission et des autorisations d'absence

- Établissement des déclarations d'heures pour les enseignants titulaires et non titulaires

- Établissement des états d'heures pour les intervenants extérieurs

- Archivage des documents administratif

Gestion financière, en liaison avec et sous l'autorité du RAF:

- Suivi de la consommation des heures complémentaires

- Se procurer des devis auprès des fournisseurs, établissement de devis en ligne

- Saisie des demandes d'achat sous OS Ticket, suivi des livraisons et attestation de service fait

- Gestion des stocks pour les fournitures administratives et pédagogiques

- Suivi des conventions de partenariat pédagogique

- Participation au suivi de l'exécution budgétaire

- Classement et archivage des pièces justificatives

Interface logistique et patrimoine:

- Assurer l'interface entre la Direction de la logistique (service courrier, manutention, gestion des clés, serrurerie) et la Direction du Patrimoine (demandes de travaux d'entretien ou de dépannage)

Appui au pilotage:

- Mise à jour du site internet de la composante

- Mise à jour de l'annuaire des enseignants en début d'année universitaire

- Mise à jour de la signalétique au sein de l'UFR (bureaux des enseignants, casiers des enseignants)

- Gestion du courrier

- Assurer l'accueil physique et téléphonique des interlocuteurs internes et externes

- Assurer la circulation de l'information, communiquer avec les autres services et les partenaires extérieurs

- Participation à l'enquête ministérielle relative aux stages des licences et masters

- Appui à la gestion des réservations de salles pour les enseignements, réunions et évènements de l'UFR

Appui au Référent Handicap:

- Suivi des plans d'accompagnement des étudiants handicapés validés par le Service Accueil Handicap et les responsables de formation

- Organisation des examens des étudiants en situation de handicap en lien avec le Service Accueil Handicap

Activités annexes:

- Appui aux secrétariats pendant les périodes d'intense activité, notamment lors des campagnes de candidature

Savoirs sur l'environnement professionnel

- Connaître l'organisation, le fonctionnement et l'activité de l'établissement

Savoir-faire opérationnels

- Maîtriser les logiciels de bureautique est indispensable. La maîtrise des logiciels de gestion des intervenants enseignants (OSE) ou de gestion des commandes/dépenses (GFC) serait un plus apprécié

- Connaître la gestion budgétaire et la comptabilité publique

- Planifier son activité

- Savoir anticiper

- Savoir informer et rendre compte

- Qualités rédactionnelles

Savoir être

- Faire preuve de capacité d'adaptation, d'organisation, de rigueur et de méthode

- Savoir travailler en équipe et en autonomie

- Proactivité: aller chercher les informations, solliciter les personnes ressources, relancer ses interlocuteurs

- Savoir alerter son supérieur hiérarchique