Assistante Administrative - Mairie de Vermelles H/F - Communes

Poste suite à une promotion interne
Assistante administrative du DGS et des adjoints

- Accueil physique et téléphonique des usagers du service, prise de rdv pour le dgs et les adjoints.
- Réception, traitement et diffusion de l'information.
- Saisie des documents liés aux réunions de conseil municipal et du conseil d'administration du ccas et suivi des réunions (transmission des documents).
- Saisie des décisions administratives et suivi (transmission des documents).
Travaux de bureautique : saisie et mise en forme de documents informatiques (courriers, tableaux, compte-rendu, procès-verbaux, rapports) tri, classement, archivage, numérisation, suivi des plannings et agendas.
- Gestion des dossiers : Associations.
- Recueil des actes administratifs (délibérations, arrêtés).
- Suivi des réunions avec les structures intercommunales (Artois com, SIZIAF, SIVOM) Information et transmission.
-Responsable archives (formation, gestion de l'archivage...)
- Suivi des contrats de maintenance, des prestations de service
Travail en relation avec le service communication (vérification des informations, relecture Vermelles infos et des différentes publications)

BAC minimum
Expérience exigée
Maîtrise de l'expression écrite et orale (grammaire, orthographe, syntaxe, vocabulaire professionnel)
Maîtrise des outils informatiques et bureautiques, Word, Excel
Maîtrise des techniques de recherches documentaires
Savoir travailler en équipe
Savoir s'organiser et gérer les priorités
Savoir comprendre une demande, filtrer et orienter les correspondants
Savoir prendre des notes
Savoir s'adapter à différents interlocuteurs
Savoir gérer et suivre une procédure, être méthodique Maîtrise des techniques de recherches documentaires
Accueillir le public avec amabilité
Gérer les situations de stress
Respecter la confidentialité