Secrétaire Médicale - Service d'Accueil des Urgences H/F - Hôpital Bichat–Claude Bernard

Missions spécifiques:

Missions spécifiques
Dans le cadre de la politique des systèmes d'information, la secrétaire médicale participe à la gestion des informations médico-administratives et au traitement de l'information
· Gère de façon optimale la bonne tenue des documents médico-administratifs jusqu'à leur archivage: Assure une vigilance sur les données personnelles et administratives des patients selon les procédures d'identitovigilance de l'établissement - Alerte et met en oeuvre des actions pour rectifier les données erronées (mise à jour d'Orbis identité).
· Applique les procédures de gestion administrative en rapport avec le logiciel Orbis: Orbis
- édite et assure l'envoie des lettres aux médecins traitant + les examens complémentaires;
- édite et archive les CRH après sortie d'hospitalisation des patients;
- édite les CRH destinés aux médecins traitants
- délivre les certificats en rapport avec la situation administrative des usagers des urgences.
· Met en oeuvre la vigilance nécessaire pour garantir la qualité et la confidentialité de la gestion des données médico-administratives.
· Participe à la mise à jour des mouvements patients dans Orbis: assure quotidiennement la transmission de l'activité des hospitalisations
· Vérifie la liste des redressements et applique la procédure de redressement sur Orbis si nécessaire
· Réalise les codages

Assure l'accueil du public et participe à la prise en charge des consultants
· Assure l'accueil téléphonique du servicede 9h à 18h : oriente les communications
· Répond aux demandes et attentes du public, des différents partenaires et collaborateurs
· Participe à l'accueil des étudiants en Médecine
· Initie la gestion des réclamations (oriente la demande vers l'interlocuteur - s'assure du suivi du dossier)
· Assure une permanence à l'Accueil administratif: accueille et informe le public.
· Assure la prise de RDV via Doctolib dans le cadre de la ré orientation des consultants vers la médecine de ville

Activités de gestion /planification/secrétariat
· Réceptionne, trie le courrier et distribue aux destinataires.
· Planifie et gère les rendez-vous de consultation en collaboration avec les praticiens (Psychologue, spécialistes).
· Valide la présence au travail des praticiens sur le logiciel CHRONOS à partir des plannings prévisionnels sous la responsabilité du chef d'unité.
· Saisie et diffuse les plannings des internes et étudiants en médecine.
· Planifie et gère l'occupation des salles de réunion du service.
· Accède à l'Agenda électronique du chef médical du DMU
· Assure des activités bureautiques : traitement de texte, reproduction des documents médico-administratifs, comptes rendus de réunion à la demande des médecins et cadres de santé ...
· Informe et forme les collaborateurs, encadre les stagiaires

Compétences clés :
- Maîtrise de l'outil informatique : Word, Excel, PowerPoint, Outlook.
- Capacité à intégrer rapidement des serveurs locaux (Orbis - UrQual-Doctolib)
- Maitrise des outils d'information et de communication dématérialisée Intranet, Internet, ...).
- Maitrise de la langue française, du vocabulaire médical.et bonne orthographe
- Connaissance des Droits et devoirs du patient.
- Connaissance du système de soins (prise en charge, droits sociaux, accident de travail, arrêt maladie, bon de transport,).
- Maitrise des techniques d'accueil et de communication.
- Maitrise des techniques de téléphonie.
- Maitrise des moyens afférents au maintien de la confidentialité et secret professionnel.
- Règlementation sur la loi du droit à l'accès au dossier médical.
- Capacité à travailler en équipe pluri professionnelle



Compétences transverses :
- Législation hospitalière
- Règlement intérieur
- Procédures d'identitovigilance


Qualités professionnelles
- Autonome, dynamisme, initiative, rigueur.
- Aptitude à communiquer avec le public : empathie, politesse, savoir être
- Expression claire et calme, maitrise de soi.
- Esprit d'équipe.
- Capacité d'organisation et de discernement.
- Disponibilité et écoute.
- Ponctualité et assiduité.
- Tact et discrétion professionnelle.
- Capacité à gérer les flux, à prioriser les activités, à hiérarchiser son travail.
- Capacité à analyser et évaluer le degré d'urgence d'une situation ou d'une demande.
- Adaptabilité à l'évolution et restructuration des organisations.
- Adaptabilité à l'évolution des nouvelles technologies de l'information et de communication.