Chargé d'Accueil et de Gestion Administrative - Com de Cmnes Coeur de Loire H/F - Etablissements publics de coopération intercommunale

Placé(e) sous l'autorité de la directrice de la crèche

Nous recherchons : Un(e) Chargé(e) d'accueil et de gestion administrative

pour accompagner le fonctionnement quotidien de la structure et assurer un véritable rôle de soutien auprès du responsable.
Vous êtes un interlocuteur privilégié des familles et participez à leur accompagnement tout au long de leur parcours au sein de la structure.

Vos missions principales :

L'accueil physique et téléphonique des familles ;
L'information, l'orientation et le suivi des demandes ;
La réception et le suivi des dossiers d'inscription ;
Pré-inscription des familles

L'élaboration et le suivi des contrats des familles
La gestion et la mise à jour des informations administratives ;
Le suivi des échanges avec les familles ;
La transmission des informations importantes.

Vous assurez également le suivi administratif et financier lié à l'accueil des enfants :
Réalisation de la facturation des familles de la crèche
Vérification et suivi des éléments nécessaires à la facturation ;
Suivi des dossiers administratifs ;
Gestion et suivi des commandes administratives ;
Participation au suivi budgétaire de la structure.

Vous participez à la circulation de l'information au sein de la structure et auprès des familles.

Vous serez notamment amené(e) à :

Élaborer et mettre en forme des documents d'information ;
Créer et adapter des supports de communication à partir du logiciel canva
Préparer des documents destinés aux familles ;
Participer à la communication interne de la structure ;
Mettre en forme différents supports en fonction des besoins du service.

Vous accompagnez le responsable dans l'organisation et le suivi de son activité :

Gestion de l'agenda et prise de rendez-vous ;
Organisation des réunions et des rendez-vous ;
Préparation des documents nécessaires aux réunions ;
Transmission des informations et rappel des échéances ;
Organisation des déplacements et aspects logistiques ;
Rédaction et mise en forme de courriers et comptes rendus ;
Classement, archivage et suivi des documents.

Organisé(e), rigoureux(se) et autonome ;
À l'aise avec l'accueil du public et le contact avec les familles ;
Réactivité et capable de gérer les priorités ;
À l'écoute et doté(e) d'un bon relationnel ;
Discrétion et respect de la confidentialité ;
À l'aise avec les outils informatiques et bureautiques (notamment avec Pack Office / Office 365, ainsi qu'avec les logiciels métiers de la collectivité comme Ciril et Concerto) ;
Capacité à travailler en équipe tout en étant autonome dans vos missions ;
Possédant de bonnes qualités rédactionnelles.

La connaissance de l'environnement des collectivités territoriales et du secteur de la petite enfance serait un plus.