Assistante Direction H/F - Service du commissariat des armées (SCA)

La plate-forme commissariat Sud (PFC Sud) est un organisme du service du commissariat des armées (SCA). Elle est responsable pour les organismes du ministère des armées (MINARM) implantés dans les régions Occitanie, PACA et Corse (12 bases de défense, 80 000 ressortissants MINARM) de la passation de marchés publics, l'exécution budgétaire, la gestion du matériel de restauration collective et la sécurité alimentaire des restaurants. Elle exerce par ailleurs des fonctions de coordination dans les domaines de la prévention, de l'infrastructure, de la sécurité des sites, du transport de personnes, de la logistique opérationnelle.
Le directeur, également commissaire général délégué en zone de défense Sud, est le supérieur hiérarchique des 11 GSC de la zone (Toulon non compris).
Au sein de la direction de la PFC Sud, l'assistante aura des fonctions s'articulant autour de trois axes :
-Exercer les activités relevant du secrétariat particulier d'une autorité impliquant notamment l'appui administratif et l'organisation des activités de l'autorité comme la transmission de l'information de la direction vers les chefs de division ;
-Exercer les fonctions de chef du secrétariat en supervisant et en coordonnant l'activité par le suivi des échéances de l'établissement ;
-Assurer dans leur globalité les actes de gestion des officiers de la PFC Sud et la chancellerie pour le CGD.

Sous l'autorité du directeur et des deux directeurs adjoints, vos missions principales seront :
- Assurer l'accueil des visiteurs ou correspondants téléphoniques ;
- Prendre et hiérarchiser les rendez-vous des 3 directeurs, réaliser une gestion croisée des agendas en y intégrant les imprévus ;
- Assurer l'organisation pratique de la visite de la division gestion des corps de la DCSCA ;
- Vérifier la conformité des documents et dossiers soumis à la signature de la direction (relecture globale des documents, respect de la charte graphique et des destinataires, formules d'usage...) ;
- Rédaction des ordres de suppléance de la Direction et des chefs de division ;
- Assurer la gestion des Officiers de la PFC Sud (notation, avancement, décorations et gestion) ;
- Assurer la chancellerie du CGD : chef GSC, adjoint chef GSC et chef de pôle.
Vos missions annexes seront :
- Établissement des Ordres de Missions de la direction ainsi que les réservations de train ou d'avion ;
- Préparation des visites d'autorités ;
- Gérer les demandes d'accès pour la Direction ;
- Suivi des annuaires zonaux.

Vous devez avoir exercé à différents niveaux de l'organisation (direction, établissement, service) des activités de secrétariat.
Pour exercer ce poste, vous devez disposer d'une parfaite maîtrise des outils de secrétariat et du système d'information métier.
Votre rigueur rédactionnelle sera essentielle. Vous ferez preuve de proactivité, de capacité d'adaptation et de sens de l'initiative.
Votre autonomie, votre organisation et votre discrétion seront des atouts déterminants pour le bon déroulement de vos missions.