Agent Chargé de l'Accueil Général du Public et Secrétaire de Direction H/F - Service Public

L'effectif des services :
- secrétariat de direction : 1 agent de cat. B (50%) et 1 agent de cat. C (50%) ;
- accueil général du public spécifique de la DDETSPP : 1 agent de cat. C (50%).

Le recrutement de fera sur la base de l'article L352-4 du Code général de la fonction publique pour le recrutement de personnes en situation de handicap.

Accueil général du public spécifique de la DDETSPP après réorientation de l'accueil général de la cité administrative (50%) :
Activités principales :
- assurer l'accueil du public en transversalité du secrétariat de direction ;
- classer le courrier ;
- orienter les usagers vers le(s) service(s) compétent(s) ;
- mettre en relation et suivre la prise en charge de l'appel ;
- expliquer les procédures aux usagers ;
- contrôler la complétude des dossiers ;
- assurer la continuité de l'information dans un cadre de gestion de crise.

Secrétariat de direction (50%) :
Activités principales :
- assurer le secrétariat de direction en transversalité avec l'accueil du public ;
- diffuser les comptes rendus en interne et auprès des partenaires extérieurs ;
- assurer la prise de rendez-vous du directeur départemental et de l'équipe de direction ;
- assurer l'interface avec les autres secrétariats ;
- gérer les notes d'information et notes de service ;
- préparer les réunions.

Missions :
- assister le directeur et l'équipe de direction afin d'optimiser la gestion de l'activité (gestion de planning, organisation de déplacements, communication, préparation de réunions, accueil, renseigner les usagers...) ;
- organiser et coordonner les informations internes et externes, parfois confidentielles, liées au fonctionnement de la structure ;
- pouvoir prendre en charge le suivi complet de dossiers, suivi de relance ou d'évènements spécifiques (organisation de séminaires, comité de direction...) ;
- pouvoir coordonner une équipe ;
- gérer la partie communication de la direction (presse, intranets, site préfecture...) ;
- Gestion administrative Direction

Le recrutement de fera sur la base de l'article L352-4 du Code général de la fonction publique pour le recrutement de personnes en situation de handicap.

Connaissances (maîtrise) :

- Connaissance de l'environnement institutionnel ;

- Techniques d'accueil ;

- Maîtrise des outils et applicatifs informatiques ;

- Bonne maîtrise de la recherche documentaire ;

- Qualité rédactionnelle ;

- Expression orale.

Savoir-être (expertise) :

- Sens des relations humaines, qualité d'écoute, discrétion ;

- Capacité d'adaptation, d'initiative, dynamisme, réactivité ;

- Polyvalence, adaptabilité, disponibilité ;

- Faire preuve de diplomatie ;

- Maîtrise de soi ;

- Sens de l'analyse.

Savoir-faire (expertise) :

- Pouvoir réaliser des synthèses ;

- Organiser des réunions ;

- Savoir accueillir ;

- Rédiger des documents et des comptes rendus ;

- Communiquer ;

- Expliquer ;

- Maîtriser les outils informatiques ;

- Respecter le secret professionnel ;

- Savoir travailler en équipe ;

- Savoir être en relation avec les partenaires.

Savoir-faire (maîtrise) :

- Organiser et planifier le travail ;

- Savoir apporter un conseil ou un appui ;

- Savoir rédiger une réponse ;

- Savoir rendre compte.

Le recrutement de fera sur la base de l'article L352-4 du Code général de la fonction publique pour le recrutement de personnes en situation de handicap.