Agent Administratif - Secrétaire Juridique H/F - Ass Dept Aide Victimes Infrac Penales

MISSIONS :
Rôle essentiel dans le fonctionnement de notre association, la /le secrétaire a pour fonctions principales :
- Accueil des victimes, réception des appels, prises de rendez-vous ;
- Gestion administrative de l'association : rédaction des courriers, classement des dossiers.

ACTIVITES PRINCIPALES :
Accueil des victimes :
Mission d'accueillant aide aux victimes
- Accueil et réponse aux sollicitations des victimes ou des partenaires
- Accueil téléphonique et physique, gestion des appels, aide, écoute et soutien, accompagnement, orientation vers les professionnels adaptés
Mission administrative
- Réalisation d'un suivi administratif sur les dossiers Administrateurs ad hoc
- Rédaction de documents et mise en forme (lettre, compte rendu, note, planning, dossiers.)
- Prise en note des informations relatives aux appels
- Ouverture de dossiers, enregistrement et extraction des statistiques (IPG)
- Gestion de planning des permanences et prise de rendez-vous
- Préparation des commandes de fournitures
- Respect des règles déontologiques et du règlement général sur la protection des données
- Classement et archivage des dossiers
- Établir un suivi de trésorerie et enregistrer les factures
- Communiquer tout document utile au trésorier

SAVOIR-FAIRE/ SAVOIR-ETRE
- Maîtrise de la bureautique et des outils informatiques
- Connaissance du secteur associatif
- Connaissances de base en droit pénal et procédure pénale
- Capacité confirmée à la communication (écoute, disponibilité, relationnel, sens du contact, écrit) empathie, gestion émotionnelle face à des récits difficiles
- Capacité à travailler en interaction avec les autres salariés et partenaires, esprit d'équipe, adaptabilité
- Capacité à rédiger et maitrise parfaite de la langue française - sens de la discrétion, organisation
- Capacité à prendre de la distance face à certaines situations

Rémunération : reprise possible de l'ancienneté selon profil

Prise de poste : Novembre 2026 dans le cadre d'un remplacement départ en retraite
Candidature CV + lettre de motivation

Experience: Débutant accepté - 1ère expérience similaire appréciée

Compétences: Accueillir, orienter, renseigner un public,Gérer les agendas et planifier des rendez-vous,Mettre à jour un dossier, une base de données,Réaliser une recherche documentaire

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Autres organisations fonctionnant par adhésion volontaire

Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.