Dos 33 - Assistant·e de Direction H/F - Agence Régionale de Santé Nouvelle Aquitaine (ARS Nouvelle Aquitaine)

Agence Régionale de Santé de la Nouvelle Aquitaine
Espace Rodesse
103 bis rue Belleville
CS91704
BORDEAUX CEDEX

Direction : Direction de l'Offre de Soins

Direction: Direction déléguée aux professionnels de santé et à la prospective

Localisation géographique du poste: Bordeaux

La direction de l'offre de soins (DOS) est notamment compétente sur les champs suivants: formation et suivi des professionnels de santé, structuration globale de l'offre de soins de ville et hospitaliers, allocation de ressources et supervision budgétaire des établissements de santé et autres offreurs de soins, promotion de l'efficience de l'offre de soins et médico-sociale (mission partagée avec la DPSA), prospective/innovation/préparation aux situations sanitaires exceptionnelles, coordination, pour l'ensemble de l'ARS, des parcours de santé concernant des pathologies ou types de pathologies.

Cette direction est composée de4 directions déléguées :
- Ressources humaines en santé et prospective
- Organisation des soins de ville et hospitaliers
- Financement de l'offre de soins
- Efficience de l'offre de soins et médico-sociale (direction déléguée transversale).

La direction déléguée aux Ressources humaines en santé et à la prospective est composée de 2 pôles
- Le pôle ressources humaines en santé(23 agents) est en charge des actions régionales en matière de démographie, de formation et de gestion des professionnels de santé. Il construit avec les partenaires la feuille de route régionale des ressources humaines en santé qui définit les actions de court, moyen et long terme à mettre en oeuvre afin de garantir l'adaptation des RH en santé aux besoins des populations dans tous les territoires d'une part, à l'évolution des prises en charge et des modalités d'exercice d'autre part.

- Le pôle études et statistiques (15 agents) définit la stratégie data permettant de répondre aux besoins de pilotage et d'aide à la décision de l'ensemble des secteurs de l'agence : santé publique, prévention, médico-social et sanitaire.

Définition du poste: Apporter son appui dans l'organisation quotidienne du travail et contribuer au suivi des dossiers en assurant des fonctions d'assistance technique et de sécurisation des remontées au sein de la direction déléguée aux professionnels de santé et à la prospective.

Relations internes : Ensemble des directions de l'agence.

Relations externes : Services de l'Etat, administrations centrales, organismes d'assurance maladie, élus de Nouvelle-Aquitaine (parlementaires, conseillers départementaux et régionaux, maires, présidents de communautés d'agglomérations), établissements de santé, établissements médico-sociaux, facultés et université, instituts de formation...etc.

Activités essentielles :
- Assurer l'organisation de l'agenda du directeur délégué,
- Organiser les différentes réunions des équipes de direction (préparation des fonds de dossiers, rédaction de messages, de supports, de présentations, de comptes rendus ou de notes, du suivi des décisions prises),
- Gérer les listes de contacts de la direction déléguée,
- Gérer les déplacements du directeur et des agents de la direction déléguée,
- Assurer la constitution des fonds de dossiers et les tenir à disposition en temps utile pour les équipes de direction,
- Evaluer, signaler et orienter les urgences,
- Gérer la boite de messagerie fonctionnelle de la direction déléguée ainsi que la messagerie commune à la DOS concernant les déplacements des agents,
- Elaborer des tableaux de bord de suivi des dossiers, des échéanciers et des statistiques et en assurer le suivi en lien avec les autres directions,
- Assurer l'accueil téléphonique et physique et prendre les rendez-vous,
- Assurer la gestion et le suivi du courrier (dont les courriers élus en lien avec le cabinet) impliquant l'utilisation notamment de l'outil ELISE,
- Mettre en oeuvre et assister les équipes dans l'archivage des documents numériques et physiques de la direction déléguée,
- Participer à l'organisation des évènements internes et externes de la direction déléguée,
- Assurer les interfaces avec les autres directions et la direction générale.

Activités annexes :
· Appui ponctuel au pôle RHS,
· Appui ponctuel au pôle études et statistiques,
· Suppléer de façon régulière le secrétariat de direction de la Direction déléguée à l'efficience et à la transformation numérique du système de santé pendant les congés de l'assistante,
· Suppléer de façon ponctuelle le secrétariat de la DOS et des autres directions métiers.

Spécificités du poste / Contraintes :
- Poste exposé et exigeant, notamment en termes de disponibilité, réactivité, rigueur, capacités relationnelles et discrétion professionnelle,
- Variété et complexité des sujets et des dossiers traités.

Rattachement hiérarchique : Directeur délégué aux professionnels de santé et de la prospective.

Compétences requises :
Connaissances :
BUREAUTIQUE ET OUTILS COLLABORATIFS
ENVIRONNEMENT ADMINISTRATIF, INSTITUTIONNEL
GESTION DE L'INFORMATION
ORGANISATION, MÉTHODE ET PROCESSUS
TECHNIQUES DE RÉDACTION

Savoir-faire :
COMMUNIQUER
CONCEVOIR UN SUPPORT, UN DOCUMENT
PRIORISER
PLANIFIER
ARCHIVER
Savoir-être :
ÊTRE AUTONOME
ESPRIT D'INITIATIVE
FACULTÉ D'ADAPTATION
FAIRE PREUVE DE DISCRÉTION
SENS DE L'ORGANISATION
AISANCE RELATIONNELLE
AVOIR L'ESPRIT D'ÉQUIPE
RÉACTIVITÉ
ÊTRE RIGOUREUX
DISPONIBILITE

Le jury est soucieux du respect du principe de non-discrimination et s'engage pour la diversité et l'égalité professionnelle. Tous les postes de l'ARS sont ouverts aux personnes en situation de handicap.